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Webbasierte Portallösungen – IT-gestütztes Wissensmanagement für soziale Einrichtungen

Uwe Huchler

Veröffentlicht am 23.05.2014.

Notwendigkeit zur Einführung von Wissensmanagement

Wissen ist in allen Bereichen ein entscheidender Erfolgsfaktor, und gerade in dynamischen Dienstleistungsbereichen wie im Sozialwesen wächst die Informationsflut stetig an. Dieses Wissen zu bündeln, zu kanalisieren und innerhalb der Einrichtung transparent zu machen ist eine entscheidende Aufgabe für das Management von sozialen Einrichtungen, um im Wettbewerb gegenüber konkurrierenden Leistungsanbietern bestehen zu können. Argumente zur Einführung eines softwaregestützten Wissensmanagements gibt es genügend. Erhöhte Pflicht zur Dokumentation im Zuge von Qualitätsmanagement, Kostentransparenz, Wissensverlust durch Outsourcing bzw. Mitarbeiterfluktuation, Verkürzung von Produktlebenszyklen sowie eine deutliche Zunahmen von wissensintensiven Produkten (Medizintechnik, Medikamente etc) – sind plausible und ökonomische Gründe für die Implementierung eines einrichtungsweiten Wissensmanagements. Allen voran das Umdenken von „Was wissen wir?“ zu „Können wir jetzt nutzen, was wir bereits wissen?“

Abbildung 1: Notwendigkeit der Einführung von Wissensmanagement

Abbildung 1: Notwendigkeit der Einführung von Wissensmanagement

Ziele von Wissensmanagement

Durch zielorientiertes Management des Faktors Wissen wird Nutzen auf zwei Ebenen generiert.

Die Mitarbeiter der Einrichtungen müssen schnellen und direkten Zugang zu fachlichen Problemlösungen erhalten, sowie Erleichterung bei der täglichen Arbeit durch praktische Hilfestellungen und Werkzeuge erfahren. Durch eine gezielte Informationsaufbereitung kann für Mitarbeiter mehr Transparenz und ein schnellerer Zugang zu Informationen geschaffen werden. Neue Ideen werden durch den entstehenden Wissensaustausch gefördert, sowie zu treffende Entscheidungen durch komplementäres Wissen unterstützt.

Soziale Einrichtungen können durch die gezielte Aufbereitung von Inhalten (z. B. Gesetze, Verordnungen, Qualitätshandbücher, Kommentare, Arbeitshilfen) und schnelle Adaption von Wissen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Gerade dies unterstützt das Management bei der zunehmenden Wissensintensität aller Managementprozesse in der Verwaltung.

Struktur und Inhalt des Wissens

Der Inhalt ist das Herzstück des Wissensmanagements. Wissen kann nach Inhaltsgruppen zusammengefasst und priorisiert werden.

Weiterhin muss eine unternehmensweit gültige Wissensstruktur – das Skelett des Wissensmanagements – zur Ablage von relevantem Wissen aufgebaut werden. Die Struktur wird anhand möglicher Content- und Funktionsbausteine erarbeitet. Intelligente Dokumentenmanagementsysteme unterstützen diesen Prozess. Folgende Bausteine und Wissenscluster sind denkbar

  • Vorschriften (z.B. bundes- und landesrechtliche Gesetze, Verordnungen, Richtlinien sowie Rundschreiben);
  • Kommentare und Handbücher sowie Musterprozesse (z.B. Kommentar zu SGB IX, XI; VIII);
  • Arbeitshilfen (z.B. Musterverträge, Musterformulare, Checklisten);
  • Typische administrative Prozesse der Einrichtung (z.B. Personalbeschaffung, Personaleinstellung, Abmahnung, Zeugniserstellung, Qualitätsmanagement) können im System zur Verfügung gestellt werden und bündeln alle Informationen und Vorlagen zu Wissensclustern;
  • Interne und externe Know-How Träger (z.B. Expertenverzeichnisse – wer verfügt über welche Informationen in der Einrichtung?);
  • Medizinisch-pflegerische Studien, Dokumentationen, Veröffentlichungen
  • Informationen über neuartige Diagnose- und Behandlungsverfahren, Konzepte über innovative Therapiemöglichkeiten etc.
  • Extranet-Services – Einbindung von externen Informationsdientleistern des Sozialmarktes
  • Partnering-Services – Integration von Informationen über Partner- oder Verbände
  • Intranet-Services wie z.B. Änderungs-Service von Dokumenten, Termin- und Ressourcenmanagement, Telefonlisten, Menüpläne, Seminarverwaltung, Nachrichten, Termine- und Veranstaltungen.

Informationstechnologie

Ein besonders kritischer Erfolgsfaktor beim Einsatz von Portallösungen ist die Benutzerfreundlichkeit der Lösung, denn nur einfach und intuitiv bedienbare Systeme werden langfristig durch die Anwender genutzt. Die IT-Systemplattform zur Realisierung von Wissensmanagement muss sich flexibel in vorhandene IT-Strukturen und Datenbanken integrieren lassen. Dadurch erhält der Anwender einfache Zugriffsmöglichkeiten auf das unternehmensweite Wissen. Wichtige Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Inhalt nach vorher definierten Metadaten und Kategorien eingeordnet werden kann, welche im Rahmen eines Wissensmanagement-Projektes erarbeitet werden.

Vorteile von webbasierten Portallösungen

Webbasierte Portallösungen haben eine Reihe von Vorteilen, die nachfolgend beschrieben sind.

  • Zentraler Einstiegspunkt für alle relevanten Informationen
    Der Zugriff über einen zentralen Einstiegspunkt (Portal) auf verschiedenste Informationsquellen steigert die Benutzereffizienz, da nicht verschiedene Anwendungen mit unterschiedlicher Benutzerführung und -oberfläche bearbeitet werden – der virtuelle Arbeitsplatz des Mitarbeiters ist somit ohne logische und optische Brüche.
  • Integriertes Dokumentenmanagement
    • Beschleunigtes Auffinden von Informationen
    • Qualitätssicherung durch Redaktionsmechanismen
    • Aktive Information von Teams durch Abonnementservice – d.h. bei Änderungen oder Hinzufügen eines Dokuments werden die entsprechenden Teammitglieder automatisch über das Portal bzw. eMail benachrichtigt.
    • Mit einer Versionsverwaltung können Änderungen an Dokumenten jederzeit nachvollzogen werden. Frühere Versionen werden vorgehalten und können mit der aktuellen Version verglichen werden.
  • Anpassung an Mitarbeitergruppen
    Webbasiserte Portale erlauben benutzerbezogene Anpassung. So unterscheiden sich beispielsweise die Informationsanforderungen des Führungskreises grundlegend von denen der Mitarbeiter am Empfang. Aus diesem Grund kann mit dem Portal eingestellt werden, welche Inhalte dem jeweiligen Benutzer angeboten werden und in welcher Form sie dargestellt werden.

Erkenntnisse und Fazit

Wissensmanagement ist in sozialen Einrichtungen bislang eher stiefmütterlich behandelt worden. Durch Kostensenkungszwänge stand bislang eher die Einführung von schlankeren Organisationsstrukturen im Vordergrund. Aber gerade Erfahrungen aus anderen Branchen zeigen, dass durch Wissensmanagement erhebliche Effizienzgewinne hinsichtlich einer optimalen Informationsversorgung der einzelnen Mitarbeiter sowie eine verbesserte Entscheidungsunterstützung in sozialen Einrichtungen zu erzielen sind.

Die Einführung von Wissensmanagement in sozialen Einrichtungen stellt auf Grund der aktuellen Entwicklung des Sektors eine komplexe Herausforderung dar. Der Dynamik des Marktes folgend ist aber eine kurzfristig zu treffende Entscheidung auf Grundlage einer limitierten Wissensbasis oft eine Gratwanderung mit zum Teil erheblichen finanziellen Konsequenzen für die Einrichtung. Die Initiierung eines umfassenden Wissensmanagements kann durch eine ganzheitliche strukturierte Methodik begleitet werden. Wissensmanagement-Projekte müssen sich über eine definierte Strategie und zugehörige Prozesse in ein Unternehmensleitbild integrieren. Die Etablierung einer lernenden Organisation, die sich adaptiv an der Dynamik des Marktes orientiert, stellt somit ein ambitioniertes Ziel für soziale Einrichtungen dar. Allerdings können vorkonfigurierte Systeme auf standardisierten EDV-Plattformen diesen Prozess erheblich vereinfachen.


Autor
Diplomökonom Univ. Uwe Huchler
Analyse und Beratung in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft, Lehrbeauftragter für Volkswirtschaftslehre, Informations- und Wissensmanagement, Informationstechnologie im Gesundheitswesen sowie Sozialinformatik an verschiedenen Hochschulen in Süddeutschland, seit 15 Jahren im Rahmen der Selbstverwaltung in der GKV aktiv (Hamburg Münchener Krankenkasse, DAK Gesundheit), Chefredakteur von www.social-software.de
Homepage www.uwehuchler.de
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Zitiervorschlag
Uwe Huchler: Webbasierte Portallösungen – IT-gestütztes Wissensmanagement für soziale Einrichtungen. Veröffentlicht am 23.05.2014 in socialnet Materialien unter http://www.socialnet.de/materialien/191.php, Datum des Zugriffs 01.07.2016.


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