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Persönliche Haftungsrisiken von Vorstandsmitgliedern und Vereinsgeschäftsführern

Thomas von Holt

Veröffentlicht am 09.02.2010.

Entgegen einer immer noch verbreiteten Meinung können ehrenamtliche Vorstandsmitglieder eines Vereins persönlich haften. Etwas günstiger ist die Situation bei hauptamtlichen, unterhalb der Vorstandsebene angesiedelten „Vereinsgeschäftsführern“.

In beiden Fällen gilt: Kleinere Vereine können diese Risiken mit einer gut überlegten Satzungs-/ Vertragsgestaltung, einem individuell ausgerichteten Versicherungsschutz und einer kompetenten Organisationsstruktur angemessen begrenzen. Wirtschaftlich umfangreich tätige Vereine sollten dagegen von einem hauptamtlichen Vorstand geführt werden oder wirtschaftlich bedeutende Tätigkeiten auslagern.

Die Haftung der Vorstandsmitglieder und der von unterhalb der Vorstandsebene angesiedelten „Vereinsgeschäftsführer“ ist unterschiedlich geregelt; weiterhin ist zu unterscheiden zwischen Außen- und Innenhaftung.

Haftung der Vorstandsmitglieder

Vorstandsmitglieder repräsentieren als Organmitglieder den Verein. Sie sind für die Beachtung der Vereinssatzung und aller gesetzlichen Vorschriften verantwortlich. Hierbei ist grundsätzlich ohne Bedeutung, ob sie ehrenamtlich tätig werden oder ein Entgelt erhalten.

Vorstandsmitglieder können Außenstehenden (z.B. Finanzamt, Zuschussgebern, Kunden des Vereins) insbesondere in folgenden Fällen mit ihrem Privatvermögen haften:

  • unzureichende Aufbau- oder Ablauforganisation führt zur Verletzung eines Mitarbeiters, Kunden oder Dritten. Zu denken ist hier an die ungeregelte / nicht kontrollierte Wartung von Maschinen und elektrische Anlagen jeglicher Art (auch Fahrzeuge), die Verletzung von Bau- oder Brandschutzbestimmungen, unzureichenden Streudienst, herausgezögerte Instandhaltungen etc.,
  • unzutreffende Ausstellung von Spendenbescheinigungen (Zuwendungsbestätigungen),
  • Verletzung der steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Aufzeichnungs- oder Buchführungs- oder der zugehörigen Erklärungspflichten,
  • mangelnde finanzielle Vorsorge zur Zahlung fälliger Steuern oder Versicherungsbeiträge,
  • Fehlverwendung von Baudarlehn oder Bauzuschüssen,
  • verspätete Stellung des Insolvenzantrages.

Gegenüber dem Verein (Innenverhältnis) haften die Vorstandsmitglieder persönlich für eine sorgfältige Vereinsführung. Sie sind insbesondere verpflichtet

  • die Vereinsziele strikt zu verfolgen,
  • die Aufbau- und Ablauforganisation des Vereins an den Satzungszielen auszurichten,
  • alle fachlich (z.B. Heim-, Qualitätssicherungsgesetz) und allgemein einschlägigen sowie insbesondere auch alle steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften zu beachten,
  • ordnungsmäßig Rechenschaft zu legen,
  • alle anderen Organmitglieder und die Mitgliederversammlung zeitnah und ausreichend über wichtige Vorkommnisse zu informieren,
  • alle sinnvollen Möglichkeiten auszuschöpfen, um einen dem Verein drohenden Schaden abzuwenden oder seinen wirtschaftlichen Niedergang zu verhindern.

Weitere Voraussetzung einer persönlichen Haftung der Vorstandsmitglieder ist schuldhaftes Handeln oder Unterlassen. Hierbei wird der Maßstab einer umsichtigen, seinen Aufgaben gewachsenen Person angelegt. Mit einem Mangel an Befähigung oder Erfahrung kann sich ein Vorstandsmitglied nicht entlasten; es muss über die für die übernommene Geschäftsaufgabe erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen.

Dem in Anspruch genommenen Vorstandsmitglied hilft es nicht, wenn

  • es die laufende Geschäftstätigkeit an einen hauptamtlichen Angestellten („Vereinsgeschäftsführer“) delegiert hat, da das Vorstandsmitglied weiterhin die Geschäftsführungsverantwortung trägt,
  • die Mitgliederversammlung den Vorstand entlastet hat. In der Regel war die Mitgliederversammlung vor dem Entlastungsbeschluss nicht ausreichend über den Regressanspruch informiert worden oder die Entlastung ist aufgrund der gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorgaben wirkungslos (OLG Hamm, Beschluss vom 29. April 1999 – 2 Ws 71/99) und gefährdet ihrerseits als Zuwendung die Steuerbegünstigung (§ 55 Abs. 1 Nr. 1, 3 AO).

Zwar kommt den ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern nach § 31a BGB unter engen Voraussetzungen eine Haftungsbegrenzung auf vorsätzliche und grob fahrlässige Sorgfaltspflichtverletzungen zu Gute. Die verbleibenden Haftungsrisiken werden in ihren Auswirkungen aber regelmäßig unterschätzt. Denn einerseits sind die Fälle gar nicht so selten, bei denen die Beteiligten bewusst Vorschriften nicht 100prozentig beachten oder „es lieber nicht so genau wissen wollen“, womit die Haftungsbegrenzung entfällt. Und andererseits sieht die Rechtsprechung in der persönlichen Haftung das einzige Korrektiv für die weit reichende Bevorzugung des Vereins gegenüber der Kapitalgesellschaft und kann daher zur Anlegung eines strengen Sorgfaltsmaßstabes neigen. Im Übrigen ist nicht mit der wünschenswerten Sicherheit geklärt, ob andere Organmitglieder und hauptamtliche Vorstandsmitglieder bei ausgeprägter Weisungsgebundenheit ebenfalls nur für grob fahrlässige Sorgfaltspflichtverletzungen haften.

Haftung der Vereinsgeschäftsführer

Die unterhalb der Vorstandsebene angesiedelten „Vereinsgeschäftsführer“ sind haftungsrechtlich im Vergleich zu den Vorstandsmitgliedern etwas günstiger gestellt (außer bei nicht rechtsfähigen Vereinen). So können sie von Außenstehenden nur in Anspruch genommen werden, soweit ihr konkreter Aufgabenbereich berührt wurde, also sie selbst

  • für die Wartung oder Instandhaltung der schadensverursachenden Maschinen und elektrische Anlagen, die Umsetzung von Bau- oder Brandschutzbestimmungen oder den Streudienst etc. konkret zuständig waren,
  • unzutreffende Zuwendungsbestätigungen ausgestellt haben,
  • maßgeblich an der Verletzung der steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Aufzeichnungs- oder Buchführungspflichten oder der zugehörigen Erklärungspflichten mitwirkten oder
  • keine ausreichende finanzielle Vorsorge zur Zahlung fälliger Steuern oder Versicherungsbeiträge trafen, obwohl sie über umfassende Entscheidungsbefugnisse und Vollmachten zur Gestaltung der finanziellen Verhältnisse des Vereins verfügten.

In den aufgeführten Fällen werden die Vereinsgeschäftsführer in der Regel nur nachrangig in Anspruch genommen.

Gegenüber dem Verein haften die Vereinsgeschäftsführer aufgrund ihrer Arbeitnehmerstellung meistens nur bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung ihrer Pflichten aus dem Arbeitsvertrag. Und selbst in diesen Fällen können sie sich häufig auf mangelnde Überwachung durch den Vorstand berufen, z.B. bei einer stetigen Überschreitung ihrer Kompetenzen.

Möglichkeiten zur Risikobegrenzung

Die dargestellten Haftungsrisiken können durch verschiedene Vorkehrungen auf ein vertretbares Maß reduziert werden. Nachfolgend sind zunächst die Maßnahmen angeführt, die zur Begrenzung der Vorstandshaftung in Betracht kommen:

  • Ausschluss der leichten Fahrlässigkeit und Einräumung eines umfassenden Freistellungsanspruchs in der Vereinssatzung.
    Erforderlich ist eine entsprechende Änderung der Vereinssatzung. Dadurch kann das Risiko von Regressansprüchen des Vereins gegen alle Organmitglieder reduziert werden (Innenhaftung), Ansprüche Außenstehender gegen die Organmitglieder werden allerdings nicht erfasst; hier hilft ein Freistellungsanspruch gegen den Verein, der über den Umfang der gesetzliche Regelung des § 31a BGB hinaus in der Satzung verankert werden kann.
  • Risikoverlagerung auf Versicherungen.
    Vorstandsmitglieder sollten eine bei wissentlichen Pflichtverletzungen und grob fahrlässigen Sorgfaltspflichtverletzungen eingreifende Spezialrechtsschutzversicherung abschließen, die auch bei Auseinandersetzungen mit dem eigenen Verein Versicherungsschutz gewährt. Zusätzlich kann eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung oder eventuell eine D&O abgeschlossen werden. Hohe Prämien und vielfältige Haftungsausschlüsse erfordern hier besondere Umsicht bei der Auswahl einer geeigneten Versicherung. Die wissentliche Pflichtverletzung aller Organmitglieder sollte mitversichert sein.
  • Risikobegrenzende Betriebsorganisation.
    Bei den Vereinen mit ihrer historisch gewachsenen Struktur muss in aller Regel dringend eine Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation an die aktuellen Anforderungen erfolgen. Auch sollte ein auf die individuellen Erfordernisse ausgerichtetes Chancen- und Risikomanagement mit regelmäßigen Strategieworkshops, Sensibilisierung der Belegschaft etc. aufgebaut werden.
  • Zusammenarbeit mit sachverständigen Beratern.
    Spezialwissen außerhalb der eigenen Kernkompetenz kann nicht mit vertretbarem Aufwand qualifiziert vorgehalten werden. Hier wird das Risiko durch Einschaltung sachverständiger Berater mit einschlägigen Branchenkenntnissen begrenzt.
  • Risikobegrenzung durch Fortbildung.
    Das Fortbildungsmanagement muss alle Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter einbeziehen.
  • Auslagerung risikobehafteter Geschäftsbereiche.
    Wenn Vereine in erheblichem Umfang Zweckbetriebe oder andere wirtschaftliche Geschäftsbetriebe unterhalten, sollten wesentliche Betriebbereiche in Gesellschaften ausgelagert werden. Dadurch kann der Vereinsvorstand seine Verantwortung für die Geschäftsführung auf die einer Aufsicht und damit deutlich reduzieren.
  • Risikobegrenzung durch Bildung von Vorstandsressorts.
    Eventuell ist daran zu denken, untergeordnete Segmente der Vorstandsaufgaben einzelnen Vorstandsmitgliedern eigenverantwortlich zuzuweisen. Dazu ist eine detaillierte, eindeutige Satzungsbestimmung erforderlich. Eine weitreichende Haftungsverlagerung lässt sich dadurch allerdings nicht erzielen (BFH, Beschluss vom 21. 08 2000 – VII B 260/99).
  • Änderung der Leitungsstruktur.
    Eine deutliche Haftungsreduzierung erreichen ehrenamtliche Vorstandsmitglieder, wenn sie in ein strategisches Lenkungsgremium (z.B. Aufsichtsrat, Vereinsausschuss, Beirat, Verwaltungsrat, Vereinsrat) wechseln und einen hauptamtlichen Vorstand berufen. Auch dessen Haftung kann durch die vorstehend aufgeführten Möglichkeiten reduziert werden. Siehe auch Materialie zum Verein mit Aufsichtsrat.
  • Bei einem nicht eingetragenen (nichtrechtsfähigen) Verein ist der wichtigste Schritt zur Haftungsbegrenzung die Eintragung im Vereinsregister.

Die vorstehenden Ausführungen zur Risikominimierung gelten in gleicher Weise für unter der Vorstandsebene angesiedelte Vereinsgeschäftsführer mit drei Abweichungen:

  • Eine klarstellende Haftungsbegrenzung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sollte in den Anstellungsvertrag aufgenommen werden, falls sie sich nicht aus einem rechtssicher vereinbarten Tarifvertrag ergibt.
  • Die Bildung von Geschäftsführungsressorts erfordert keine Satzungsänderung, sondern kann durch Geschäftsordnung erfolgen.
  • Durch die oben beschriebene Änderung der Leitungsstruktur wird sich die Haftung der Vereinsgeschäftsführer tendenziell eher erhöhen.

Perspektiven

Die Rahmenbedingungen haben sich in den letzten Jahren gravierend verändert. Dadurch haben sich die wirtschaftlichen Risiken der Vereine und die Haftungsrisiken der handelnden Personen deutlich erhöht. Hinzu kam die öffentliche Diskussion über das KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich). Zwar hat sich das Gesetz auf die vereinsrechtliche Haftung nicht ausgewirkt, aber dadurch wurde ganz allgemein die Aufmerksamkeit auf die Haftung von Leitungskräften gerichtet. Vermehrte Regressverfahren sind die Folge. Eine entsprechende Ausrichtung der Haftungsstruktur und des Chancen- und Risikomanagements ist daher unbedingt erforderlich.

Anlagen

  1. ausführliche Fassung mit Fußnoten als PDF bei www.vereinsrecht.de (externer Link)

Autor
RA StB Thomas von Holt
Rechtsanwalt und Steuerberater
Tätigkeitsschwerpunkt Recht und Steuerrecht der Nonprofit-Organisationen
Homepage www.vonholt.de
E-Mail Mailformular


Zitiervorschlag
Thomas von Holt: Persönliche Haftungsrisiken von Vorstandsmitgliedern und Vereinsgeschäftsführern. Veröffentlicht am 09.02.2010 in socialnet Materialien unter http://www.socialnet.de/materialien/29.php, Datum des Zugriffs 25.07.2016.


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