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Arbeitsüberlastung

21.02.2014    Christian Koch

Für Arbeitsüberlastung gibt es viele Gründe und entsprechend viele Maßnahmen. Heute möchte ich auf zwei besonders hilfreiche Empfehlungen eingehen, wie Sie ggf. Ihre Arbeitsbelastung reduzieren können.

Kompliziert statt einfach oder quick & dirty?

Machen Sie Ihre Arbeit nicht besser, als wirklich erforderlich. Perfektionismus ist ein besonders gieriger Zeitfresser. Es gibt keine Arbeit, die man nicht irgendwie noch ein bisschen besser machen könnte. Dabei nimmt der Perfektionismus unzählige Formen an, z.B.

  • ausführlichst nach Informationen recherchieren, bevor man tätig wird, sich am besten noch in den Widersprüchen unterschiedlicher Quellen verlieren
  • etwas schriftlich ausführlich dokumentieren, wo ein kurzer Anruf genügt hätte
  • ausführliche Konzepte statt übersichtliche Projektbeschreibungen erstellen
  • alle Texte mehrfach durchlesen, damit auf keinen Fall der kleinste Fehler oder die geringste Ungenauigkeit bleibt
  • mehrfach nachfragen oder überprüfen
  • mehr Personen an der Meinungsbildung oder Entscheidungsfindung beteiligen als erforderlich
  • auch bei unkritischen Abläufen formalisierte Regelungen im Qualitätsmanagement unter Berücksichtigung aller Eventualitäten erstellen statt formlose Absprachen treffen
  • auch noch den letzten Schliff am schönen Erscheinungsbild von Texten und Präsentationen erbringen.

Vor lauter recherchieren, abstimmen, planen und gestalten kommt die Umsetzung zu kurz. Da alles viel länger dauert als geplant, müssen Arbeiten unterbrochen und mit entsprechendem Zeitaufwand erneut aufgenommen werden. Im schlimmsten Fall ändern sich zwischendurch wesentliche Randbedingungen und die Arbeit ist umsonst.

"Quick & Dirty" beschreibt die andere Seite der Medaille. Eine Arbeit wird zu schnell und mit Mängeln erledigt, so dass die Mängelbeseitigung in der Folge wesentlich mehr Zeit kostet, als eine ordentliche Erledigung der Aufgabe. Auch dies Phänomen kennen Sie aus der Praxis, z.B.

  • ein oberflächliches Protokoll führt in der nächsten Sitzung zur erneuten ausufernden Diskussion eines eigentlich erledigten Punktes
  • die flüchtige Dokumentation der Klientenbetreuung führt zu Nachfragen von KollegInnen oder gar zu Betreuungs- oder Abrechnungsfehlern
  • die unausgereifte Antragstellung beschert Ihnen ein vorzeitiges Wiedersehen mit Ihrem Antrag oder gleich die Ablehnung
  • der Programmierer spart sich bei der Entwicklung sinnvolle Plausibilitätskontrollen, so dass sich später die Anwender mit den zeitraubenden Folgen von Fehleingaben plagen.

Quick & dirty kann, wie das letzte Beispiel zeigt, auch zu einer Verlagerung des zeitlichen Aufwandes auf Dritte führen, wobei die Folgekosten der Aufwandsverlagerung erheblich sein können.

Also: Qualität wem Qualität gebührt! In der Praxis bedeutet dies, immer wieder eine Abwägung vorzunehmen zwischen Aufwand jetzt für eine bessere Leistung und Aufwand später für Fehlerkorrekturen und Rückfragen. Und jetzt verzetteln Sie sich bitte nicht, in dem Sie diese Abwägung bei jedem kleinsten Arbeitsschritt bis zur Perfektion treffen wollen!

Zurückverweisen

Falls Sie nicht der Perfektionist mit Qualitätsneurose sind, sind Sie vielleicht der hilfsbereite Typ, der keine Bitte abschlagen kann? Schließlich bedeutet jede Frage oder übertragene Aufgabe auch eine Stärkung des Egos: Mir traut man diese Aufgabe oder eine kompetente Klärung der Fragestellung zu!

Die Muster sind aus der Kindererziehung oder Klientenbetreuung bekannt:
"Kannst du mir mal die Schuhe zubinden?"
"Versuche es doch erst einmal selber! Ich kann es dir auch noch einmal zeigen, wenn es nicht klappt."

In jedem Unternehmen gibt es zahllose Kinder, die sich gerne die Schuhe zubinden lassen, z.B.

  • schreib du bitte das Protokoll, bei dir geht das viel schneller
  • mit dem neuen Programm kann ich noch nicht so gut umgehen, könntest du mal ...
  • mit den Formularen kenne ich mich nicht aus, vielleicht füllst du es mal schnell aus.

Schnell bekommen Sie jede Menge Erfahrung und Kompetenzen zugesprochen, nur um eine Arbeitsverlagerung zu rechtfertigen, durch die ein ggf. wirklich vorhandenes Kompetenzgefälle weiterhin gefestigt wird.

Überlegen Sie bei allen Anfragen, ob die Arbeit wirklich sinnvoll in ihr Aufgabengebiet gehört. Ansonsten

  • verweisen Sie auf die abgesprochenen Zuständigkeiten
  • verweisen Sie auf Quellen, unter denen die gesuchten Informationen zu finden sind, um den Frager für das nächsten Mal zur Recherche zu befähigen
  • bieten Sie keine Aufgabenerledigung, sondern nur Einarbeitung oder Begleitung oder die Bereitschaft, bei ggf. auftretenden Problemen Tipps zu geben, an.

Sofern Sie tatsächlich über einen Kompetenzvorsprung verfügen oder derzeit die exklusive Befugnis haben, entsprechende Entscheidungen zu treffen, überlegen Sie jedes Mal, ob diese Art von Fragen oder Entscheidungsbedarfe häufiger auftreten könnten. Dann lohnt sich oft eine zeitliche Investition:

  • Sie wählen einen oder mehrere KollegInnen aus, die Sie in die Aufgabenbewältigung einarbeiten und kommunizieren diese neuen Kompetenzen der KollegInnen an alle infrage kommenden Personen, damit künftig Anfragen und Aufträge an die KollegInnen gehen.
  • Sie erstellen eine schriftliche Anleitung, auf die Sie künftig verweisen, an statt jedes Mal alles von vorne zu erklären.
  • Sie erstellen eine generelle Verfahrensanweisung, auf die Sie künftig verweisen, um nicht in jedem Fall einzeln entscheiden zu müssen.

Nach einiger Zeit vermissen Sie etwas? Ja, sie werden nicht mehr so oft nach den gleichen trivialen Dingen gefragt. Aber keine Sorge, es entstehen immer wieder neue Aufgaben und Entscheidungsprobleme, die zielsicher ihren Weg zu Ihnen finden. Sind Sie nicht die Person, die so schöne Anleitungen und Verfahrensanweisungen schreiben kann? Können Sie mir mal eben ...

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