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Digitalisierung zwingt zum Handeln – Empfehlungen zur Softwareauswahl

08.10.2017    Uwe Huchler

Inhalt
  1. Warum benötige ich eine neue Software?
  2. Strukturiertes Vorgehen bei der Softwareauswahl empfehlenswert
  3. Schritte zur erfolgreichen Auswahl
  4. Mitarbeiter mit einbeziehen und Prozesse auf den Prüfstand stellen

Eines vorneweg: Softwareauswahl ist ‚Chefsache’. Viele zu lange wurde das Thema in sozialen Einrichtungen eher stiefmütterlich behandelt. In Zeiten der Digitalisierung gehört das Thema ins Management und die Leitung von sozialen Einrichtungen.

Die Digitalisierung wird unser Leben verändern; sie gleicht einer Revolution wie die private Nutzung des Internets oder auch die Einführung von Smartphones. Gleichgültig wie man dazu steht, ob man die Entwicklung gut heißt oder verteufelt. Eines ist sicher: unsere Leben wird immer mehr durch die Digitalisierung bestimmt und wir müssen (oder dürfen) damit zu Recht kommen. Auch oder gerade das Sozialwesen wird sehr stark davon betroffen sein - und deutlich davon profitieren können zum Nutzen der Beschäftigten und Klienten, Betreuten oder Patienten.

Grundvoraussetzung ist die Auswahl der ‚richtigen’ Software – oder besser noch: des ‚richtigen’ Softwarepartners. Diese Entscheidung wird in der Regel alle 10 – 15 Jahre getroffen, aufgrund der Dynamik mit verkürzten Zyklen.

Warum benötige ich eine neue Software?

Bei einer Schwachstellenanalyse treten häufig gängige Probleme zu Tage: Medienbrüche, unvollständige oder fehlende Informationen, Redundanzen, Zeitverzögerungen, die ganze Bandbreite an möglichen Hindernissen, die einem das Arbeiten mit der Software innerhalb der Einrichtung schwer macht. Wenn man diesbezüglich genau hinschaut – und das machen immer mehr Verantwortliche in diesem Bereich – kann Software und IT ein sehr hilfreiches Werkzeug sein, um die eigentlichen Leistungen optimal erbringen zu können. Auf was man bei der Auswahl achten sollte, wird im Folgenden dargestellt.

Strukturiertes Vorgehen bei der Softwareauswahl empfehlenswert

Bei der Software-Auswahl ist ein strukturiertes Vorgehen zu empfehlen. Dazu gibt es sehr gute Literatur. Bei unseren Rezensionen sind die wichtigsten besprochen und helfen konkret bei der strukturierten Auswahl.

Empfehlenswerte Lehr- und Fachbücher sind z.B.

um nur eine Auswahl zu nennen. Weitere Links zu einschlägigen Rezensionen finden Sie bei social-software.de.

Einen sehr guten Überblick über die Softwarebranche und zukunftsträchtige Themen bietet der IT-Report für die Sozialwirtschaft, der jährlich aktualisiert wird. Literaturtipps und Fachinformationen finden sich ausführlich auf social-software.de.

Auch auf sozial.de wird die Digitalisierung mit als ein Schwerpunktthema behandelt.

Je genauer man die Auswahl plant, desto weniger drohen unangenehme Überraschungen.

Schritte zur erfolgreichen Auswahl

In einem ersten Schritt ist die Erstellung eines Anforderungsprofiles notwendig, eine erste Marktorientierung oder bei größeren Projekten die Erarbeitung eines Pflichtenheftes. Dies kann man über eine interne Projektgruppe bewerkstelligen, sinnvoll kann eine Ergänzung durch einen (externen) Markt-Berater sein. Bei der ersten Marktorientierung können Messebesuche (z.B. ConSozial in Nürnberg, conhIT in Berlin) helfen, allerdings sind dort immer weniger Softwarehersteller vertreten.

Auf kleinerer ‚Flamme’ mit weniger Ressourcen helfen Internetrecherchen sowie einschlägige Informationsportale. Das Fachportal social-software.de unter der Herausgeberschaft von socialnet liefert umfassende Informationen zu Softwarethemen, ELearning, aber auch zur Sozialbranche, zu Studium- und Fortbildung, Anwenderberichte zu Softwareprojekten, einen Veranstaltungskalender sowie Stellenmarkt. Über 350 Hersteller mit nahezu 1.000 Lösungen können über die Suche im Softwarekatalog gefunden werden. Alle bekannten Hersteller von Software im Sozial- und Gesundheitsmarkt sind nach gängigen Funktionsbereichen gelistet. Durch diese strukturierte und detaillierte Erstauswahl ist gewährleistet, dass man alle in Frage kommenden Anbieter mit einbezieht.

Der zweite Schritt ist die Aufforderung zur Angebotsabgabe und der Versand des Anforderungsprofiles an die ausgewählten Hersteller. Je nach Projektumfang sollten 6-10 Hersteller angeschrieben werden. Diese werden zum Ausfüllen des ‚Pflichtenhefts’ aufgefordert. Das Pflichtenheft stellt dabei die Gesamtheit aller Forderungen an das später liefernde Unternehmen dar. Der Aufwand zur gewissenhaften Erstellung eines Pflichtenheftes lohnt sich, denn es sollte später Vertragsbestandteil werden. Damit ist gewährlistet, dass die eigenen, erarbeitetet Anforderungen erfüllt werden. Softwarehersteller haben zumeist einen Informationsvorsprung, dem man durch vertragliche Verpflichtung auf die Erfüllung eines Pflichtenheftes entgegentreten kann.

Im dritten Schritt laden Sie Softwarehersteller zu Präsentationen oder detaillierten Workshops zu Ihnen ins Haus ein. Parallel dazu nehmen Sie Kontakt zu Referenzkunden auf; optimalerweise besuchen Sie diverse Referenzkunden ohne den Hersteller. Selbstverständlich lassen Sie sich Referenzen und Ergebnisse von Zufriedenheitsbefragungen der Kunden geben.

Die Endauswahl nach Sichtung verbindlicher Angebote kann, unter Berücksichtigung der Angaben aus dem Pflichtenheft, anhand einer Nutzwert-Analyse erfolgen, die die Projektgruppe gemeinsam erstellt und auswertet. Dabei fließen neben den monetären Aspekten und den funktional-fachlichen Anforderungen auch Erkenntnisse zu den Unternehmen (Bilanzen, Zukunftsfähigkeit, Mitarbeiterfluktuation) sowie die Referenzkundenbefragungen ein. Die Gewichtung der einzelnen Aspekte wird im Projektteam festgelegt.

Mitarbeiter mit einbeziehen und Prozesse auf den Prüfstand stellen

Wichtig ist von Anfang an die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Softwareauswahlprozess. Es gibt kaum etwas Ineffizienteres als später ungenutzte und ungewollte Software. Dabei ist bei der Einführung auch auf ein klares Einführungskonzept mit intensiven Schulungen der Mitarbeiter zu achten.

Zu guter Letzt ist die Einführung eines neuen Softwaresystems auch eine gute Möglichkeit, alle Prozesse der Einrichtung auf den Prüfstand zu stellen und bei Bedarf zu optimieren. Wenn das alles Berücksichtigung findet beim Softwareauswahl- und -einführungsprojekt, dann kann fast nichts mehr schief gehen.

Uwe Huchler
Diplomökonom Univ.
Chefredakteur des Informationsportals www.social-software.de
Berater in der Sozial- und Gesundheitswirtschaft

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