Erfahrungen mit einer Präsenzwoche
23.03.2022 Christian Koch
Der persönliche Kontakt im Team ist durch Online-Formate nur bedingt zu ersetzen. Mit Breakout-Rooms oder virtuellen Coffee-Meetings sind zwar mehr Kommunikationsformen als ein formales Meeting möglich, aber es ist eben doch etwas anderes, wenn man
- mal eben eine Frage "über den Flur" klären kann,
- sich zufällig am Aufzug trifft,
- sich spontan für die Kantine verabredet oder
- nach der Arbeit zusammen laufen geht.
Während viele Unternehmen in der Pandemie die virtuelle Zusammenarbeit lernen mussten, ist diese bei socialnet seit über zwanzig Jahren Routine. Mit Wachstum des socialnet Teams nimmt allerdings die Bedeutung von Präsenzveranstaltungen zu, die die Nachteile einer rein virtuellen Zusammenarbeit kompensieren sollen.
In der letzten Woche hat socialnet dazu ein neues Format ausprobiert: eine "Arbeitswoche" in Präsenz. Dazu haben wir nicht ein Büro gemietet und 8-Stunden-Büroalltag gespielt, sondern uns mit sieben Personen auf folgende Struktur eingelassen.
- freiwillig und offen: Die Teilnahme an der Veranstaltung war rein freiwillig und stand allen interessierten Teammitgliedern offen. Wegen Corona hat sich eine relativ kleine Gruppe zusammengefunden.
- ganz oder gar nicht: Die Veranstaltung ging von Samstag bis Samstag. Eine Anmeldung nur für einzelne Tage war nicht vorgesehen, sowohl wegen des Anreiseaufwandes als auch mit Rücksicht auf die Gruppendynamik.
- kinderfreundlich: Kinder und Partner konnten mitkommen, sodass Eltern mit kleinen Kindern nicht ausgeschlossen wurden. Zwei Teilnehmerinnen haben dieses Angebot genutzt.
- gut versorgt: Die Location bot einen guten Rundum-Service: gutes vegetarisches Essen, gemütliche Zimmer, einen kreativen Coworking-Space und freundliche Betreuung.
- arbeiten und entspannen: Konzentrierte Arbeit wechselte mit spontan verabredeten kleinen Spaziergängen oder Ausflügen ab.
- selbst organisiert: Interessen konnten vorab kommuniziert werden. Die eigentliche Planung erfolgte erst vor Ort in der Struktur eines Kanban-Boards. Dazu wurden Karten auf einem Tisch (später haben wir dann auch die Pinnwand entdeckt) mit anvisierten Aufgaben gesammelt, zur Bearbeitung in die Mitte verschoben und schließlich rechts als erledigt gesammelt. In einer morgendlichen Runde hat jede TeilnehmerIn kurz vermittelt, was sie am letzten Tag erledigt hat, was sie sich für den aktuellen Tag vornimmt und wen sie dazu gerne hinzuziehen will. Durch die Arbeit in einem großen Raum konnten zusätzlich zu den verabredeten Gesprächen jederzeit spontan kurze Fragen geklärt werden. Eine Leitung oder Moderation der Gruppe war nicht erforderlich.
- extern angeregt: Für einen Tag wurde ein externer Referent eingeladen, der einen Nachmittag mit einem Thema für alle und den folgenden Vormittag mit einer Vertiefung für die ExpertInnen gestaltet hat. Der Input erfolgte in der Mitte der Woche, sodass sich einerseits die Gruppe schon "gefunden" hatte und andererseits noch Zeit blieb, einige der Impulse aus dem Input aufzugreifen. Hilfreich waren die Absprachen mit dem Referenten im Vorfeld, sodass sich dieser individuell vorbereiten und uns mit konkreten Hinweisen unterstützen konnte.
- entspannt: Es ging nicht darum, unter Zeitdruck ein gemeinsames Projekt fertigzustellen, sondern verschiedene Aufgaben, die einzelnen Mitarbeitenden am Herzen lagen, ein gutes Stück voranzubringen. Dabei kannten sich zwar nicht alle Teilnehmenden vorher schon persönlich, aber grundsätzlich kam ein arbeitsfähiges Team zusammen, dass die ersten Gruppenentwicklungsphasen (Forming, Storming, Norming) weitgehend ausgelassen hat und gleich mit dem Performing anfangen konnte.
Im Ergebnis hat die Woche genau das gebracht, was durch virtuelle Zusammenarbeit und Corona gefehlt hat: persönliche Kontakte, kurze Klärungswege, optimale Arbeitsumgebung und eine schöne Zeit, an die man sich gerne erinnert. Und dabei ist die Methode so einfach: "eine Woche Freiarbeit für Erwachsene" im Sinne von Maria Montessori ;-)
Falls Sie jetzt bei Ihrer Organisation auch eine Arbeitswoche initiieren möchten: Die Struktur einer gemeinsamen Arbeitswoche muss bei anderen Rahmenbedingungen angepasst werden, z.B. auf eine größere Zahl von teilnehmenden Personen, bei Organisationen mit stark ausgeprägter Hierarchie oder einer Gruppe, die sich mit konfliktreichen Themen befasst. Je nach Rahmenbedingungen kann eine Moderation erforderlich sein, ein größerer Anteil an Input oder eine Bildung von Teilgruppen.
Aber auch wenn Sie selber keine Arbeitswoche - teilweise aufgrund des den Teambildungsprozess fördernden Freizeitanteils neudeutsch "Workation" genannt - organisieren, profitieren Sie von dem Format: In den nächsten Wochen werden diverse Ergebnisse unserer Arbeitswoche nach außen sichtbar werden, z.B. Social Media Angebote auf LinkedIn und Pinterest, ein neu gestalteter Zugang zu socialnet International, verstärkte Erstellung englischer Rezensionen und bessere Sichtbarkeit bei Suchmaschinen.
Christian Koch
Geschäftsführer der socialnet GmbH
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