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Tools für die virtuelle Zusammenarbeit

Meine Favoriten - Tools für die virtuelle Zusammenarbeit

12.05.2022    Cläre McDaniel

Inhalt
  1. Arbeiten an Texten im Team
  2. Team-Kommunikation
  3. Umfrage-Tools für die Teamarbeit
  4. Datenverwaltung im Team
  5. Gemeinsame Terminfindung
  6. Koordination im Team

Die Corona-Pandemie hat vielen Organisationen gezeigt, dass die digitale Zusammenarbeit Vorteile mit sich bringen kann (siehe Editorial 12/21 Wertvolle Kontakte). In der Folge führt sie zu einem tiefgreifenden Wandel in der Arbeitskultur, insbesondere bei den klassischen Bürotätigkeiten. Nach Corona wird der Homeoffice-Anteil abnehmen, aber absehbar auf einem deutlich höheren Niveau als vor der Pandemie bleiben. Entsprechendes gilt für mobiles Arbeiten, bei dem die Arbeit nicht zu Hause, sondern an einem beliebigen Ort erledigt werden kann.

Die virtuelle Zusammenarbeit sollte, wie die Arbeit in Präsenz, bewusst gestaltet werden, damit die Qualität der Teamarbeit erhalten bleibt. Die folgenden Tools können Ihnen dabei helfen.

Vorab ein Hinweis zum Datenschutz: Wenn Sie Cloudlösungen verwenden, sollten Sie keine personenbezogenen Daten speichern. Andernfalls müssen Sie sicherstellen, dass alle Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Dazu gehört hauptsächlich ein schriftlicher Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung sowie eine Speicherung innerhalb der EU. Ich empfehle daher bei der Verwendung von bestimmten Tools darauf zu achten. Dies betrifft u.a. Google Docs, Slack, Webex, Zoom, SurveyMonkey und Dropbox.

Arbeiten an Texten im Team

  • Zumpad ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Texten. Durch die Einfachheit der Gestaltung ist die Nutzung in größeren Teams auch ohne besondere Softwarekenntnisse möglich. Das Tool wird von einem gemeinnützigen Verein mit Sitz in Deutschland zur Verfügung gestellt.
  • Google Docs stellt vielfältige Vorlagen zur Verfügung, die im Team bearbeitet werden können.
  • Mit Lucidchart können in Teamarbeit Diagramme und Mindmaps erstellt werden. Es ist eine Anmeldung erforderlich und nur eine einfache Basisversion ist kostenlos.
  • Etherpad ist übersichtlich aufgebaut und ermöglicht die zeitgleiche Zusammenarbeit an einem Textdokument.

Team-Kommunikation

  • Slack ermöglicht die Organisation der Kommunikation mit Teammitgliedern und/oder KundInnen.
  • ZOOM ist inzwischen wohl eines der bekanntesten Tools für die Video-Kommunikation. Es kann auf End- und Mobilgeräten genutzt werden und verfügt über Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern (Chat, Aufzeichnung, Teilung mehrerer Bildschirme).
  • Webex ist die klassische Alternative zu ZOOM und bietet unter anderem Instant-Messaging, Dateiübertragungen, IP-Telefonie und Screensharing an. Im Gegensatz zu anderen Video-Kommunikations-Plattformen wirbt Webex mit höheren Sicherheitsstandards, um die Daten der KundInnen zu schützen.
  • Alternativ steht mit Jitsi-Meet ein Open-Source-Projekt zur Verfügung, das auf einem eigenen Server gehostet oder über in der EU ansässige Dienstleister gemietet werden kann.
  • Weitere Open-Source-Tools für Videokonferenzen: Apache openMeetings und Big Blue Button.

Umfrage-Tools für die Teamarbeit

  • Google Docs bietet die Erstellung von Umfragen und das Teilen per Mail oder Link an.
  • Der Klassiker, Survey Monkey, bietet viele verschiedene Vorlagen zur Gestaltung von Umfragen.
  • Eine Open Source Lösung ist Lime Survey mit Sitz in Deutschland.
  • LamaPoll ist dafür bekannt, mit hohen Datenschutz- und Sicherheitsstandards zu arbeiten und bietet Vorlagen für unterschiedlichste Umfragen an.

Datenverwaltung im Team

  • wetransfer ermöglicht das einfache Versenden von Dateien an mehrere Personen gleichzeitig.
  • Die Open Source Lösung NextCloud kann auf einem eigenen Server gehostet oder über in der EU ansässige Dienstleister gemietet werden.
  • SwissTransfer vereinfacht durch übersichtliche Bedienbarkeit das Teilen von Dateien.

Gemeinsame Terminfindung

  • Nuudel bietet die Erstellung von klassischen- und Terminumfragen an. Dieses Tool speichert und trackt keine Nutzerdaten und hebt sich damit von anderen Anbietern ab.
  • Doodle ermöglicht Teams die Erstellung von individuellen Terminumfragen und erlaubt NutzerInnen eine anonyme Teilnahme.

Koordination im Team

  • Mit dem Content-Management-System PMWiki kann eine gemeinsame Koordination über ein einfaches Wiki erfolgen.

Diese Liste könnte um etliche Tools ergänzt werden. Am Ende kommt es bei der Auswahl immer auf den Arbeitsbereich, die finanziellen Ressourcen und Bedarfe der Teams an. Es empfiehlt sich daher eine strukturierte Herangehensweise bei der Festlegung auf ein Online-Tool. Dabei ist die Testung der Funktionen durch die Teammitglieder hilfreich.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg - ob nun bei der virtuellen oder bei der persönlichen Zusammenarbeit!

Cläre McDaniel
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