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Online-Versammlung

24.09.2020    Rafael Hörmann

Inhalt
  1. Aktuelle Situation
  2. Sonderregeln zum Bürgerlichen Gesetzbuch
  3. Mitgliederversammlung
  4. Vorstandssitzung
  5. Erfahrungswerte
  6. Fazit

Aktuelle Situation

Vereine können derzeit Präsenzveranstaltungen wie etwa Mitgliederversammlungen, Delegiertenversammlungen oder Vorstandssitzungen oft nur eingeschränkt oder gar nicht durchführen. In vielen Vereinen kommen die Vorstandsmitglieder insbesondere zu dieser Überzeugung, wenn der Kreis der Vereinsmitglieder oder Organmitglieder zu erheblichen Teilen aus älteren Personen oder Personen mit Vorerkrankungen besteht. Diese gefährdeten Personen möchte man in der aktuellen Situation nicht der in geschlossenen Versammlungsräumen herrschenden SARS-CoV-2-Anstreckungsgefahr aussetzen und sucht deshalb nach der Möglichkeit einer digitalen Alternative als „Online-Versammlung“ sowie Hybridmodelle oder versucht Entscheidungsfindungen und Beschlussfassungen gleich auf unbestimmte Zeit zu verschieben.

Sonderregeln zum Bürgerlichen Gesetzbuch

Der Gesetzgeber hat die Notwendigkeit von digitalen Versammlungen erkannt und durch Gesetz entsprechende Sonderregeln für Vereine geschaffen. Seit dem 28.03.2020 und bis zum 31.12.2020 haben nicht eingetragene wie eingetragene Vereine unabhängig von ihrer eigenen Regelung in der Satzung die Möglichkeit der Durchführung von Online-Mitgliederversammlungen sowie zur Herbeiführung von Beschlussfassungen außerhalb von Mitgliederversammlungen.

Die Sonderregeln können noch durch Verordnung des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz im Bedarfsfall bis zum 31.12.2021 verlängert werden. Eine solche Verlängerung ist nach aktuellem Stand der Dinge zu erwarten.

Mitgliederversammlung

Unter Berufung auf die Sonderregeln kann anstatt zu einer Präsenzveranstaltung zu einer Online-Mitgliederversammlung eingeladen werden. Bei der Einladung zu einer „virtuellen“ Versammlung sind die gleichen Vorgaben der Satzung wie bei jeder „offline“ Mitgliederversammlung zu beachten:

  • Zuständigkeit für die Einladung
  • Form
  • Frist
  • Tagesordnung
  • gegebenenfalls zusätzliche Antragsunterlagen.

Der Vorstand bzw. die nach der Satzung zur Einberufung vorgesehenen Organe versenden die korrekte Einladung mit Tagesordnung an die Vereinsmitglieder und geben mit dieser Tag, Ort und Uhrzeit der Versammlung bekannt. Der Ort ist in diesem Fall ein Online-Raum. Beispielhaft kommen die Applikationen Microsoft Teams, Skype, Zoom oder VOXR infrage.

Die Zugangsdaten mit Passwort zum Online-Raum können den Mitgliedern dann mit der Einladung übermittelt werden. Über die Online-Versammlung ist wie gewohnt ein Protokoll zu fertigen und dieses muss auch wie bisher von den Personen gemäß der Satzung handschriftlich unterzeichnet werden.

Vorstandssitzung

Der Vereinsvorstand hat leider nicht einen derart eindeutigen Ankerpunkt zur Durchführung von Online-Sitzungen, wie es bei der Mitgliederversammlung der Fall ist. Man kann aber nach ganz überwiegender Ansicht in der Beraterschaft davon ausgehen, dass die Sonderregeln auch für Vorstandssitzungen und Sitzungen anderer Vereinsorgane gelten. Sodann dürfen der Vorstand bzw. die Organmitglieder auch ohne physische Anwesenheit und unter Einhaltung der Vereinssatzungsvorgaben Beschlüsse unter Nutzung elektronischer Kommunikation fassen, auch wenn dies in der Satzung so derzeit nicht vorgesehen ist. Auch der Vorstand muss ein Sitzungsprotokoll mit den satzungemäßen handschriftlichen Unterschriften erstellen.

Erfahrungswerte

  • Der Vorstand „kann“ die neuen Sonderregeln zur Online-Mitgliederversammlung nutzen. Er ist zur Nutzung aber grundsätzlich nicht verpflichtet. Einen Zwang hierzu können diesem die Vereinsmitglieder aber auferlegen. Das Gesetz gibt in § 37 BGB einer Minderheit von Vereinsmitgliedern das Recht, die Einberufung einer Mitgliederversammlung gegen den Willen des Einberufungsorgans zu erzwingen.
  • Die Möglichkeit einer Online-Mitgliederversammlung kann ausgeschlossen sein, wenn ein wesentlicher Teil der Mitglieder zur Teilnahme an einer Onlineveranstaltung nicht in der Lage ist, z.B. weil die überwiegend über 70-jährigen Vereinsmitglieder nicht über die notwendigen Kompetenzen oder die technische Ausstattung verfügen.
  • Schwierigkeiten können sich auch für Wahlen von Vereinsorganen ergeben, wenn eine geheime Wahl durch die Satzung vorgesehen ist. In diesem Fall genügt ein einfaches Handzeichen bzw. die Stimmabgabe mit Klarnamen im Online-Raum nicht. Es muss eine Software (bzw. ein Onlinedienst) genutzt werden, welche eine anonyme Stimmabgabe ermöglicht, z.B. VOXR oder Quizzbox.
  • In der Beratungspraxis sind vermehrt Fälle aufgetaucht, die den Eindruck einer missbräuchlichen (Nicht-)Anwendung der Sonderreglungen erwecken, um bestimmte Mitgliedergruppen, meist ältere Personen, von einer Teilnahme abzuschrecken. Dies kann bei Wahlen einen langen Widerhall für den Verein mit sich bringen. Hierbei hilft nur eine hybride Abstimmungsform, etwa eine Online-Versammlung in Kombination mit einer vorherigen schriftlichen Stimmabgabe.
  • Häufig werden Online-Versammlungen in Kombination mit Präsenzveranstaltungen angeboten und durchgeführt. Diese Hybridveranstaltungen sind nach den aktuellen Sonderregeln zulässig. Auch kann für Risikogruppen eine Stimmabgabe im Vorfeld der Versammlung angeboten werden. Die Stimmen zählen dann für die Abstimmungen in der Versammlung, so wie es vergleichbar bei einer Briefwahl zur Bundestagswahl der Fall wäre.

Fazit

Aktuell sind bis Ende 2020 Online-Mitgliederversammlungen und Online-Vorstandssitzungen zulässig, wenn die Vereinsatzungsvorgaben zur Einladung beachtet werden. Eine Verlängerung dieser Sonderrechtslage bis Ende 2021 ist sehr wahrscheinlich. Bei der Planung und Umsetzung sind auch die faktischen Auswirkungen auf dieTeilnahme zu berücksichtigen und im Sinne einer möglichst barrierefreien Stimmabgabe mit Sorgfalt abzuwägen und umzusetzen.

Insbesondere überregional tätige Vereine beobachten teilweise bei Online-Mitgliederversammlungen eine höhere Partizipation, weil eine Teilnahme ohne aufwendige Anreise möglich ist. Sollten Sie die Online-Versammlung als Art der Stimmabgabe und Entscheidungsfindung über den Zeitraum der Sonderregelungen hinaus nutzen wollen, so ist eine Satzungsänderung durchzuführen und in die Vereinssatzung ein Passus zur Online-Versammlung jeweils für die Mitgliederversammlung und für die Vorstandssitzung aufzunehmen.

Bei Vereinsrecht.de finden Sie weitere Informationen zu den Sonderregelungen.

Autor
Dr. Rafael Hörmann
Rechtsanwalt
Campbell Hörmann Partnerschaftsgesellschaft, München

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