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Protokollieren Sie noch oder handeln Sie schon?

31.03.2021    Christian Koch

Inhalt
  1. Hilfreiche Protokolle
  2. Lästige Protokolle
  3. Möglichkeiten der Umsetzung
  4. Empfehlungen

Protokolle kommen mir manchmal wie die Strafarbeiten in der Erwachsenenwelt vor. Andererseits gelten sie als unverzichtbar.

Hilfreiche Protokolle

  • Mit Protokollen kommen Sie Ihrer Dokumentationspflicht nach, um z.B. als Aufsichtsorgan oder Geschäftsführung eine gewissenhafte Ausübung Ihrer Funktion zu dokumentieren und im Zweifelsfall eine sorgfältige Entscheidungsvorbereitung sowie -findung beweisen zu können.
  • Protokolle können Missverständnissen über getroffene Entscheidungen vorbeugen.
  • Durch Protokolle wird die Kommunikation mit Personen erleichtert, die an einer Sitzung nicht teilnehmen konnten (oder sollen) und sich über Ergebnisse und Verlauf informieren müssen.
  • Protokolle erleichtern die Umsetzungskontrolle, sofern dokumentiert wurde, wer was bis wann tun soll.

Wenn in Protokollen eine Beschlusskontrolle integriert wird, kann die Verbindlichkeit im Team deutlich erhöht werden. Dazu müssen Beschlüsse nicht nur als solche ersichtlich sein, sondern alle offenen Punkte systematisch in das nächste Protokoll übertragen werden.

Den genannten Nutzen können Protokolle nur stiften, wenn sie zeitnah erstellt werden, alle wesentlichen Ergebnisse der Sitzung enthalten und gut verständlich formuliert sowie übersichtlich gestaltet sind.

Auch sollte geklärt werden, ob

  1. ein reines Ergebnisprotokoll ausreicht,
  2. wesentliche Entscheidungsgründe protokolliert werden oder
  3. sogar der vollständige Verlauf der Sitzung dargestellt werden soll.

Die zweite Variante ist in den meisten Fällen zu empfehlen, weil damit sowohl die sorgfältige Entscheidungsfindung nachgewiesen wird, als auch später überprüft werden kann, ob die entscheidungsrelevanten Gründe noch die gleichen sind. So kann einerseits vermieden werden, dass die ganze Diskussion wiederholt wird, andererseits kann bei veränderten Prämissen eine Entscheidung sinnvollerweise erneut überprüft werden.

Lästige Protokolle

  • Wenn das Protokoll erst kurz vor der nächsten Sitzung verschickt wird, dient es kaum der Umsetzung und rechtzeitigen Klärung von Missverständnissen.
  • Zu umfassende Verteilung führt nur zu Leselast und Leseunlust.
  • Gleiches gilt für ausufernd lange Protokolle, deren vornehmster Nutzen darin besteht, einzelne Entscheidungen zu verstecken und ihnen mit der, oft reflexhaften, Genehmigung des Protokolls eine Pseudolegitimation zu verschaffen.
  • Wird das Protokoll schon in der Sitzung formuliert, lenkt dies die ProtokollantIn ab, so dass ihr ein Teil des Verlaufs entgeht, oder es verlangt ständige Verzögerungen, bis die ProtokollantIn das Ergebnis festgehalten hat. Bei einer späteren Protokollierung lassen sich offene Fragen nicht mehr zeitnah klären. Im ungünstigsten Fall bietet erst eine Genehmigung in der nächsten Sitzung den Beteiligten Sicherheit in Bezug auf die Beschlusslage.

Möglichkeiten der Umsetzung

Vielleicht helfen folgende Fragen zur Umsetzung:

  1. Muss ein Protokoll überhaupt sein? Wenn wenige Beteiligte in einem eher informellen Rahmen sich die auf sie zufallenden Aufgaben zuverlässig notieren und umsetzen, kann man sich das Protokoll sparen. Je kürzer die Besprechungsabstände sind, kann auch davon ausgegangen werden, dass die Beteiligten die Vereinbarungen bei der nächsten Sitzung noch präsent haben.
  2. Wie umfangreich soll das Protokoll sein? Nur in seltenen Fällen dürfte ein Wortprotokoll, z.B. wie bei Bundestagssitzungen, einen echten Nutzen stiften. Ein Verlaufsprotokoll ohne wörtliche Rede oder kürzer ein Ergebnisprotokoll mit Entscheidungsgründen genügt fasst immer. Bei weniger wesentlichen Entscheidungen sollte ein Beschlussprotokoll ausreichen. Oft dient das Protokoll auch nur der schriftlichen Übermittlung von Informationen, z.B. anstehender Termine. Hier sollte hinterfragt werden, ob nicht andere Medien, z.B. ein Terminkalender, geeigneter sind. Wird dagegen geklärt, wer einzelne Termine wahrnimmt, wäre dies wieder ein Fall für das Beschlussprotokoll.
  3. Wann sollte protokolliert werden? So zeitnah wie möglich, also idealerweise am nächsten Werktag nach der Sitzung. Es kann auch in der Sitzung protokolliert werden, insbesondere wenn dafür eine Person zur Verfügung steht, die nicht an der Diskussion teilnimmt.
  4. Wann ist ein Protokoll in Echtzeit sinnvoll? Wenn nur ein Ergebnisprotokoll erforderlich ist, kann auch live durch die Versammlungsleitung protokolliert werden. In diesem Fall kann das Protokoll per Beamer oder online unmittelbar verfügbar gemacht werden. Dies macht z.B. Sinn, wenn nur ein Text final überarbeitet werden soll, Termine vereinbart werden oder auf Basis von Vorlagen Entscheidungen getroffen werden. Insbesondere wenn eine unmittelbare Freigabe eines Textes (Vertrag, Pressemeldung) erfolgen soll, die bereits als finale Vorlage vorlag, kann die für alle TeilnehmerInnen sichtbare Änderung bzw. Protokollierung die Transparenz der Entscheidung erhöhen.
  5. Wer sollte protokollieren? Bei komplexen Sachverhalten ist eine Trennung zwischen Protokollführung und Versammlungsleitung hilfreich, damit sich jede Person ganz auf ihre Aufgabe konzentrieren kann. Allerdings muss die Protokollführung ausreichend firm in der Thematik sein, um alle wesentlichen Aspekte erfassen zu können. Dabei sind einzelne Hinweise auf zu protokollierende Sachverhalte durch die Versammlungsleitung denkbar. Alternativ kann auch eine beteiligte Person oder sogar die Versammlungsleitung protokollieren, sofern nur ein knappes Ergebnisprotokoll benötigt wird. Vorrang bei der Beantwortung der Frage haben ggf. bestehende Regelungen in Satzungen oder Geschäftsordnungen.
  6. Sollte Software zur Unterstützung eingesetzt werden? Grundsätzlich genügt jede beliebige Textverarbeitung. Soll das Protokoll live zugänglich gemacht werden, kann z.B. mit Dropbox Paper gearbeitet werden. Spezialisierte Dienste für Sitzungsprotokolle sind z.B. der Sitzungsdienst oder minutes.io (in englisch). Eine umfassende Lösung für das Sitzungsmanagement bietet MeetingBooster. Wenn Protokolle aus Datenschutzgründen "im Hause" bleiben sollen, bietet sich eine Integration in das eigene Intranet an.

Empfehlungen

Machen Sie sich das Protokollleben so einfach wie möglich:

  1. Protokolle nur falls sinnvoll und so ausführlich wie nötig
  2. lieber zeitnah statt umfangreich protokollieren
  3. schnelle Verteilung und (stillschweigende) Genehmigung
  4. Protokolle in digitale Kommunikationsstruktur integrieren
  5. Beschlusskontrolle, auch über mehrere Sitzungstermine hinweg.

Und schließlich stellen Sie sich noch folgende Fragen: Muss die Sitzung überhaupt stattfinden? Muss sie so oft stattfinden? Müssen wirklich so viele Personen teilnehmen?

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine erfolgreiche Umsetzung nach möglichst effizienter Beschlussdokumentation.