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Dokumentation

Ein Dokument ist eine Aufzeichnung (Schriftstück, Foto, Film etc.), die einen gegenwärtigen oder vergangenen Sachverhalt möglichst objektiv beschreibt, damit später die dokumentierende oder eine andere Person diesen Sachverhalt in wesentlichen Aspekten nachvollziehen kann. Der Begriff Dokumentation kann sich sowohl auf den Vorgang des Dokumentierens als auch auf das Ergebnis beziehen.

Überblick

1. 1 Vorgang und Ergebnis
2. 2 Bedeutung
3. 3 Anwendungsbereiche

1 Vorgang und Ergebnis

Dokumentieren bedeutet, dass von einem Vorgang wesentliche, häufig im Voraus festgelegte Merkmale aufgezeichnet werden. Dabei kann es sich z.B. um

• Verhalten einer KlientIn, z.B. suizidale Äußerung,
• Verrichtungen einer MitarbeiterIn, z.B. Medikamentengabe,
• physikalisch-technische Vorgänge, z.B. Herzschlag,
• Ablauf und Ergebnis einer Sitzung
• Inhalt eines Telefongesprächs

handeln. Die Tätigkeit wird als Dokumentation bezeichnet, beispielsweise in „Bei der Personalbemessung wurde der zunehmende Zeitaufwand für die Dokumentation (= das Dokumentieren) nicht berücksichtigt.“ Ebenso wird die Aufzeichnung selbst als Dokumentation bezeichnet, beispielsweise bei „Die Dokumentation ist 30 Jahre aufzuheben.“

Die Dokumentation kann manuell, technisch unterstützt oder automatisch erfolgen.

1. Bei einer manuellen Dokumentation können Formulare Einheitlichkeit und Vollständigkeit der Angaben fördern. Die Dokumentation kann auch weniger strukturiert erfolgen, z.B. als Notizen in einem Übergabeheft bei der Schichtübergabe.
2. Wird die Dokumentation, wie inzwischen bei der Patienten- oder Klientendokumentation üblich, durch Software unterstützt, können z.B. Stammdaten übernommen, Pflichtangaben erzwungen und Plausibilitätskontrollen automatisiert werden.
3. Die automatische Dokumentation basiert auf der Erfassung technisch messbarer Werte. Beispielsweise können Vitaldaten automatisch in die elektronische Patientenakte einfließen. Künftig werden die dafür zur Verfügung stehenden Daten aus Smartphones und Wearables noch deutlich an Umfang zunehmen.

Meistens erfolgt die Dokumentation in Schriftform. Möglich sind auch Fotos (Fotoprotokoll eines Workshops), Video, Audio und technische Messwerte. Der Umfang der Dokumentation reicht von einem einzelnen Messwert (Blutdruck am 1.1.2020 um 09:15 Uhr) über einen Aktenvermerk, ein Protokoll, eine Akte bis hin zu einem Archiv (Dokumentationszentrum Topographie des Terrors mit Sitz in Berlin über die Verbrechen des Nationalsozialismus).

2 Bedeutung

Grundsätzlich dient eine Dokumentation dazu, einen vergangenen Vorgang nachvollziehbar in die Zukunft zu vermitteln. Dies kann zu unterschiedlichen Zwecken erfolgen:

• Die Dokumentation stellt für eine korrekte Leistungserbringung erforderliche Informationen zu Verfügung: Die Spätschicht in einer Betreuten Wohngruppe entnimmt der Dokumentation, dass die neue Bewohnerin eine Nussallergie hat und beachtet die Unverträglickeit beim Abendessen.
• Auf Grundlage der Dokumentation (Leistungszeiten, Qualifikation des eingesetzten Personals, erfolgte Verrichtungen) wird eine Leistungsabrechnung erstellt und die Leistungserbringung finanziert.
• Die Dokumentation dient dem Schutz der Mitarbeitenden und des Unternehmens vor Haftungsansprüchen und strafrechtlichen Vorwürfen: Der Vorwurf von Fehlverhalten kann mittels einer ordnungsgemäßen Dokumentation abgewehrt werden. Dies kommt auch in der Redewendung „Wer schreibt, der bleibt!“ zum Ausdruck.
• Aus Leistungsvereinbarungen, Zuwendungsbestimmungen und Gesetzen ergeben sich vielfältige Dokumentationspflichten.
• Ein umfangreicher Bestand an Dokumenten kann für Forschungszwecke genutzt werden und zu neuen Erkenntnissen führen.

Der letzte Aspekt gewinnt vor dem Hintergrund maschinellen Lernens zunehmend an Bedeutung, z.B. wenn auf der Basis von Millionen befundeter Ultraschallbilder, CTs oder EKGs Algorithmen auf die Erkennung von Krankheitsbildern trainiert werden.

3 Anwendungsbereiche

Die Übermittlung wesentlicher Aspekte eines Vorgangs ist so universell, dass Dokumentation in allen Branchen, vielfältigen Zusammenhängen und mit den unterschiedlichsten Ansprüchen erfolgt. Beispiele aus dem Sozial- und Gesundheitswesen sind

• Fachinformation, z.B. Deutsches Institut für Medizinische Dokumentation und Information (DIMDI)
• Dokumentation der Entwicklung und Betreuung bei LeistungsempfängerInnen, z.B. KlientInnen, ​PatientInnen und BewohnerInnnen
• z.B. Pflegedokumentation
• z.B. Bildungsdokumentation in Kindertageseinrichtungen mit unterschiedlichen Beobachtungs- und Dokumentationsverfahren
• Buchhaltung mit der Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle durch geeignete Belege.

Verfasst von
Dipl.-Kfm. Christian Koch
Geschäftsführer der socialnet GmbH und selbständiger Unternehmensberater für Nonprofit-Organisationen
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Es gibt 3 Lexikonartikel von Christian Koch.

Zitiervorschlag
Koch, Christian, 2020. Dokumentation [online]. socialnet Lexikon. Bonn: socialnet, 10.09.2020 [Zugriff am: 20.03.2023]. Verfügbar unter: https://www.socialnet.de/lexikon/1581

Link zur jeweils aktuellsten Version: https://www.socialnet.de/lexikon/Dokumentation

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