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Krankenrückkehrgespräch

Ein Krankenrückkehrgespräch ist ein meist strukturiertes Gespräch zwischen einer Führungskraft und einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter nach deren bzw. dessen krankheitsbedingter Abwesenheit. Seine explizite Funktion besteht darin, arbeitsplatzbedingte Krankheitsursachen zu identifizieren, eventuelle Unterstützungsbedarfe zu klären und somit Fehlzeiten zu reduzieren. Daneben dient es oft auch informellen Zielen.

Überblick

1. 1 Zusammenfassung
2. 2 Begriffsabgrenzung
3. 3 Entwicklung und Verbreitung
4. 4 Ziele von Krankenrückkehrgesprächen
5. 5 Rechtslage
6. 6 Betriebliche Umsetzung und Ausgestaltung
7. 7 Aktueller Forschungsstand und Diskussion
8. 8 Quellenangaben

1 Zusammenfassung

Im Jahr 2023 waren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland durchschnittlich 15,1 Arbeitstage krankgemeldet. Das sind fast doppelt so viele krankheitsbedingte Fehltage pro beschäftigter Person als in 2007, mit durchschnittlich 8,1 Arbeitsunfähigkeitstagen (Statistisches Bundesamt 2024). Angesichts der aktuell unter dem Stichwort „Fachkräftemangel“ diskutierten Problematik wirken sich die steigenden Fehlzeiten gravierend auf die Produktivität von Betrieben und Organisationen aus. Vor diesem Hintergrund hat die Auseinandersetzung um Fehlzeiten und Fehlzeitensenkung erneut an Dynamik gewonnen. Das Krankenrückkehrgespräch gilt als zentrales Instrument der Fehlzeitenreduktion.

2 Begriffsabgrenzung

Pfaff et al. (2003, S. 13) definieren das Krankenrückkehrgespräch als „meist teilstandardisiertes Gespräch, das Vorgesetzte mit Mitarbeitern führen, die nach einer krankheitsbedingten Fehlzeit wieder der Arbeit nachgehen“. Nach Kiesche (2011) sind Krankenrückkehrgespräche Bestandteile des Fehlzeitenmanagements und lassen sich so als Teil einer planvollen Managementstrategie zur Senkung des Krankenstandes verstehen.

Dabei sind die konkreten Standards, etwa die Länge der krankheitsbedingten Abwesenheit, ab der ein Krankenrückkehrgespräch vorgesehen ist oder die Zahl und Ausgestaltung solcher Gespräche, von Betrieb zu Betrieb verschieden. In Abgrenzung zum Krankenrückkehrgespräch definiert Bitzer (1999) den Begriff der Fehlzeitengespräche als solche, die Vorgesetzte nach krankheitsbedingten Abwesenheiten dann führen, wenn letztere sich bezogen auf die Dauer, Häufigkeit oder zeitliche Lage häufen. Wenn diese Gespräche in standardisierter Weise erfolgen, wird auch von gestuften Krankenrückkehrgesprächen gesprochen (z.B. Pfaff 2002; Pfaff et al. 2003). Dabei wandelt sich Charakter eines zunächst integrativen Gesprächs im Laufe der Abwesenheitshäufung zunehmend in Richtung einer Androhung von Sanktionen (Piorr et al. 2000).

Abzugrenzen sind Krankenrückkehrgespräche von sogenannten Krankengesprächen, also Gesprächen, die während der Dauer der Krankschreibung stattfinden, um mit dem/der Betroffenen die Möglichkeit einer weiteren Beschäftigung nach Ende der Arbeitsunfähigkeit zu besprechen.

Krankenrückkehrgespräche dürfen schließlich keinesfalls verwechselt werden mit dem nach § 167 Abs. 2 SGB IX für den Arbeitgeber verpflichtenden Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM). Ziel des BEM ist es, Beschäftigte, die innerhalb eines Jahres mindestens 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt krankheitsbedingt ausgefallen sind, durch ein systematisches Vorgehen wieder in den Arbeitsprozess einzugliedern und den Arbeitsplatz zu erhalten. Zu diesem Zweck sieht das BEM die Hinzuziehung betriebsinterner wie -externer Partner vor, die die Wiedereingliederung in den Arbeitsprozess mit ihrer jeweiligen Fachexpertise beratend und unterstützend begleiten (Seel 2017). Krankenrückkehrgespräche finden dagegen primär mit Personalverantwortlichen statt und haben das vorrangige Ziel, krankheitsbedingte Fehlzeiten zu senken.

3 Entwicklung und Verbreitung

Das ab Mitte der 1990er-Jahre in der Adam Opel AG eingeführte Konzept des Anwesenheitsverbesserungsprozesses und dessen öffentlichkeitswirksame Vermarktung hatten vor der Jahrtausendwende wesentlich dazu beigetragen, dass Krankenrückkehrgespräche in den Folgejahren in zahlreichen Wirtschaftsbranchen und im Öffentlichen Dienst als Instrument der Fehlzeitenreduzierung eingesetzt wurden (Kiesche 2022; Pfaff et al. 2003).

Für das Ende der 1990er-Jahre lässt ein Review über die bis dahin veröffentlichten, jedoch nicht repräsentativen Verbreitungsstudien für die deutsche Wirtschaft eine branchenübergreifende Verbreitungsquote der Krankenrückkehrgespräche von bis zu einem Drittel der Betriebe vermuten (Pfaff et al. 2003, S. 46). Die von Pfaff et al. selbst erhobene Quote zeigt für die Automobilbranche im Jahr 2001 einen Betriebsanteil von weit über 80 %, in denen Rückkehrgespräche stattfinden. Neuere repräsentative Analysen zum Verbreitungsgrad konnten nicht identifiziert werden. Gegen Ende der 2000er-Jahre flaute die Diskussion um Krankenrückkehrgespräche etwas ab, was aber nicht heißt, dass diese nicht mehr durch- oder eingeführt werden (Kiesche 2011), und sie aktuell im Zuge des offensichtlichen Personalmangels wieder an Fahrt zu gewinnen scheint.

4 Ziele von Krankenrückkehrgesprächen

In der Literatur werden oft idealtypisch zwei Ausrichtungen von Krankenrückkehrgesprächen unterschieden (z.B. Pfaff 2002; Piorr et al. 2000; Prümper 2014):

1. Als disziplinarisches Führungsinstrument, um der Häufigkeit von Abwesenheiten mit einem abgestuften Gesprächssystem personal- und arbeitsrechtlicher Konsequenzen zu begegnen. Durch Androhung von Konsequenzen wird Absentismus sanktioniert.
2. Als Führungsinstrument, das sich darauf konzentriert, krankmachende Arbeitsbedingungen zu identifizieren bzw. Ansatzpunkte zu deren Modifikation zu eruieren.

Nach Pfaff (2002) handelt es sich bei diesen Zielen lediglich um die manifesten Intentionen von Krankenrückkehrgesprächen. Nach seinen Beobachtungen verfolgen Betriebe mit diesem Instrument zusätzlich auch latente Absichten. Dabei nennt er vor allem die Vorgesetztendisziplinierung, die insbesondere im Kontext gestufter Gespräche zum Tragen kommt. Denn nicht nur Mitarbeitende, sondern auch Vorgesetzte sind Adressat:innen des Krankenrückkehrgesprächskonzepts, indem die Standardisierung der Anlässe, der Inhalte und der Stufung der Gespräche das Vorgesetztenverhalten diszipliniert und sie daran hindert, eigenmächtig zugunsten oder zuungunsten von Mitarbeitenden zu handeln.

Ein weiteres, oft nicht direkt ausgesprochenes Ziel besteht nach Bredereck und Fodor (2022) darin, von Arbeitgeberseite krankheitsbedingte Kündigungen vorzubereiten bzw. in Erfahrung zu bringen, ob eine solche Erfolgsaussichten hat. Gerade im letzteren Fall ist es von Vorteil für Arbeitgebende, die Diagnose des/der betroffenen Arbeitnehmenden zu erfahren (Weber 2023).

5 Rechtslage

Krankenrückkehrgespräche sind gesetzlich nicht geregelt. Während das BEM die Zustimmung des/der betroffenen Beschäftigten voraussetzt, unterliegt das Krankenrückkehrgespräch dem Direktionsrecht des Arbeitgebers (Weber 2023). Das bedeutet, dass die Verweigerung eines Fehlzeitengesprächs seitens des/der Betroffenen eine Abmahnung zur Folge haben kann (Niermann 2023).

Weber (2023) verweist in diesem Zusammenhang auf eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 1994. In diesem Fall sollte durch Rückkehrgespräche geklärt werden, ob die Ursachen für Fehlzeiten arbeitsplatzspezifisch sind. Die Teilnahme am Rückkehrgespräch gilt in solchen Fällen als arbeitsvertragliche Nebenpflicht (BAG 8.11.1994, 1 ABR 22/94).

Anders ist die Rechtslage im Fall sogenannter Krankengespräche, also Gesprächen, die während der Dauer der Krankschreibung stattfinden. Nach einer Entscheidung des BAG aus dem Jahr 2016 ist es dem Arbeitgeber zwar nicht untersagt, mit einer oder einem erkrankten Arbeitnehmer:in in angemessenem Umfang in Kontakt zu treten; einer Weisung, im Betrieb zu erscheinen, muss der/die Arbeitnehmer:in jedoch nicht Folge leisten, sofern hierfür nicht ein unaufschiebbarer betrieblicher Anlass besteht und die persönliche Anwesenheit der erkrankten Person dringend erforderlich ist (BAG 02.11.2016, 10 AZR 596/15; auch Weber 2023).

In dem bereits zitierten Beschluss vom 08.11.1994 (1 ABR 22/94) befasste sich das BAG auch mit der Frage, ob und inwieweit dem Betriebsrat im Fall von Krankenrückkehrgesprächen ein Mitbestimmungsrecht zusteht. Demnach sind Krankenrückkehrgespräche dann mitbestimmungspflichtig, wenn sie formalisiert zur Aufklärung betrieblicher Ursachen eines überdurchschnittlichen Krankenstandes mit einer nach abstrakten Kriterien ermittelten Mehrzahl von Arbeitnehmer:innen geführt werden. Ist dies der Fall, erarbeitet der Betriebsrat mit der Arbeitgeberseite eine Betriebsvereinbarung, in der Einzelheiten zur Durchführung der Gespräche zusammengestellt werden. Die Gespräche dürfen dann nur in der Form, wie es die Betriebsvereinbarung vorschreibt, geführt werden (Kiesche 2022; Weber 2023).

Kritisch ist die Thematisierung von Diagnosen oder Krankheitsursachen im Rahmen von Krankenrückkehrgesprächen. Zwar wird immer wieder betont, dass solche Fragen, sofern es nicht um gesundheitsschädliche Faktoren am Arbeitsplatz geht, unzulässig sind und nicht oder nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden müssen (Bredereck und Fodor 2022). Gleichzeitig steht dieses Verbot in diametralem Kontrast zu der Intention von Krankenrückkehrgesprächen, die für eine krankheitsbedingte Kündigung relevanten Informationen zu gewinnen. Nach der Untersuchung von Kiesche (2011) enthalten zahlreiche Betriebsvereinbarungen entsprechend unzulässige Regelungen. Verletzt werden zudem häufig die Anforderungen an den Datenschutz, die verlangen, dass das Gespräch nur in kurzen Notizen festgehalten werden darf und inhaltliche Ausführungen in einer verschlossenen Beiakte zur Personalakte aufbewahrt werden müssen (Kiesche 2011; Weber 2023).

6 Betriebliche Umsetzung und Ausgestaltung

Die Art und Qualität, wie Krankenrückkehrgespräche in der betrieblichen Praxis geführt werden, ist sehr heterogen. In der Literatur werden direktive Ansätze, die Mitarbeitende unter Druck setzen, um eine Fehlzeitenreduktion zu erreichen, gegenüber nondirektiven konstruktiven Formen der Gesprächsführung (sogenannte Willkommensgespräche, Unterstützungsgespräche, Gesundheitsförderungsgespräche) abgegrenzt (z.B. Bitzer 1999; Kiesche 2011; Prümper 2014).

In der von Pfaff et al. (2003) durchgeführten Interviewstudie mit 17 Führungskräften und 28 Mitarbeitenden aus der Automobilindustrie zeigte sich, dass die Krankenrückkehrgespräche prinzipiell eine wichtige Funktion in der Beziehungsgestaltung zwischen den Hierarchieebenen erfüllen. Gleichzeitig wurde jedoch auch deutlich, dass die betrieblicherseits vorgegebenen Gesprächskonzepte von den Vorgesetzten eher flexibel, d.h. nach eigenem Ermessen gehandhabt wurden. Gesprächskaskaden mit zunehmendem Disziplinierungscharakter bei wiederholter Abwesenheit (gestufte Gespräche) wurden von diesen als unangenehm – teilweise überfordernd – erlebt und vergleichsweise selten praktiziert. Entgegen der Rechtslage war in fast 80 % der Fälle u.a. die Frage nach der Krankheit Gesprächsinhalt.

Auf Seiten der Beschäftigten war für die Bewertung der erlebten Situation entscheidend, welche Qualität die Vorgesetzten-Mitarbeitenden-Beziehung grundsätzlich hatte. War diese bereits im Vorfeld positiv, wurde das Gespräch als „normale Situation“ (a.a.O., S. 205) wahrgenommen. War die Beziehung nicht von Vertrauen getragen, wurde das Gespräch als unangenehm erlebt. Gestufte Gespräche wurden von den Mitarbeitenden generell als Kontrollinstrument und Druckmittel wahrgenommen.

Bezüglich des gesundheitsfördernden Potenzials der Gespräche war festzustellen, dass mit Beschäftigten vereinbarte, arbeitsbezogene Veränderungen oftmals nicht umgesetzt wurden; dies nicht zuletzt deshalb, weil entsprechende Maßnahmen die Kompetenzbereiche der direkten Führungskräfte überstiegen.

Die Fragebogenerhebung an knapp 500 Beschäftigten in der Automobilindustrie ließ erkennen, dass 17 % der Mitarbeiter:innen, die Krankenrückkehrgespräche erlebt hatten, diese als belastend empfunden hatten. Dabei waren die Belastungen für chronisch Kranke, Beschäftigte mit Migrationshintergrund und Arbeiter:innen im Vergleich zu Angestellten höher. Mehr als 55 % der befragten Mitarbeitenden formulierten die Sorge, aus Angst krank zur Arbeit zu kommen, 40 % befürchteten, dass durch die Gespräche das Vertrauen zwischen dem Vorgesetzten und den Mitarbeiter:innen gestört wird (Pfaff 2002).

In ihrem Fazit bewerten die Forscher:innen die Wirkung von Krankenrückkehrgesprächen demnach differenziert: die Wirkung scheint davon abzuhängen, wie die Gespräche geführt und ob sie von den Betroffenen als Belastung oder Hilfe wahrgenommen werden.

7 Aktueller Forschungsstand und Diskussion

Abschließend ist kritisch zu konstatieren, dass die Forschungslage zur Verbreitung, Ausgestaltung und Wirkung von Krankenrückkehrgesprächen äußerst lückenhaft ist, und generelle Aussagen zu den benannten Fragestellungen unter diesem Vorbehalt stehen. Empirisch gestützte Aussagen basieren auf der inzwischen über 20 Jahre zurückliegenden Studie von Pfaff et al. (2003), die sich auf drei führende Hersteller in der Automobilindustrie konzentriert. Ergänzend dazu liegt eine Dokumentenanalyse von Kiesche (2011) an 27 betriebliche Vereinbarungen der Jahre 1972 bis 2009 vor, die Einblicke in die Regelungen zur Gestaltung von Krankenrückkehrgesprächen und Fehlzeitenmanagement gibt.

Nach dem Stand der Erkenntnisse scheinen insbesondere gestufte Gespräche eher kontraproduktive Effekt zu zeitigen: Auf Seiten der Führungskräfte werden sie oft als unangenehm und überfordernd erlebt. Auf Seiten der Beschäftigten werden sie als Bedrohung und Sanktionierung empfunden, die Angstgefühle hervorruft, das Befinden beeinträchtigt und Präsentismus befördert (Pfaff et al. 2003). Wiederholter Präsentismus kann jedoch die Gesundheit dauerhaft schädigen und eine Chronifizierung begünstigen. Wenn Beschäftigte zudem mit Infektionskrankheiten am Arbeitsplatz erscheinen, besteht das Risiko, dass auch Kolleg:innen erkranken (Oster und Mücklich 2019).

Angesichts der Erfahrung, dass bestimmte Gruppen von Beschäftigten aufgrund ihrer höheren Krankheitslast verstärkt von Krankenrückkehrgesprächen adressiert werden, ist zudem auf das Risiko einer mittelbaren Diskriminierung im Sinne des § 3 Abs. 2 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) hinzuweisen.

Im Gegensatz dazu scheinen nichtrestriktive Krankenrückkehrgespräche tendenziell durchaus ein gesundheitsförderndes Potenzial zu besitzen. Auch wenn die erhoffte Arbeitsplatzverbesserung meist nicht greift, weil vorgeschlagene Arbeitsplatzveränderungen nicht umgesetzt werden, stellen diese Gespräche immerhin eine Möglichkeit für Vorgesetzte dar, ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen und die Beziehung zu ihren Mitarbeitenden positiv zu gestalten und zu pflegen. Als Element eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements sind nichtrestriktive Krankenrückkehrgespräche insofern akzeptabel – gleichwohl weist das Instrumentarium des BGM bessere Alternativen auf, wenn es darum geht, Arbeitsbelastungen zu identifizieren und geeignete Maßnahmenvorschläge zu entwickeln. Durch gruppenbezogene Verfahren wie Gesundheitszirkel, Arbeitssituationsanalysen oder Beteiligungsworkshops lassen sich arbeitsbedingte Fehlbeanspruchungen umfassender und systematischer ermitteln und adäquatere Maßnahmenvorschläge ausarbeiten, als in Einzelgesprächen im Anschluss an eine Krankheitsabsenz. Und Gespräche zur Beziehungspflege zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden können besser im Rahmen regelmäßiger Personalgespräche geführt werden, in denen es auch um weitere Belange – etwa Entwicklungsziele und Teamfragen – geht, nicht nur um Gesundheit und Krankheit.

8 Quellenangaben

Bitzer, Bernd, 1999. Fehlzeiten als Chance: Ein praktischer Leitfaden zum Abbau von Fehlzeiten. 3. Auflage. Renningen-Malmsheim: Expert-Verlag. ISBN 978-3-8169-2816-4

Bredereck, Alexander und Attila Fodor, 2022. Krankenrückkehrgespräch – So verhalten Sie sich richtig [online]. Nürnberg: anwalt.de services AG, 23.11.2022 [Zugriff am: 31.12.2024]. Verfügbar unter: https://www.anwalt.de/rechtstipps/​krankenrueckkehrgespraech-so-verhalten-sie-sich-richtig-206351.html

Kiesche, Eberhard, 2011. Krankenrückkehrgespräche und Fehlzeitenmanagement. Düsseldorf: Hans-Böckler-Stiftung

Kiesche, Eberhard 2022. Sind Krankengespräche für den betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz erforderlich? In: Sicher ist sicher. 73(10), S. 439–444. ISSN 2199-7330

Niermann, Torsten, 2023. Krankenrückkehrgespräch: Ziele, Ablauf und Rolle des Betriebsrats [online]. Bonn: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, 31.07.2023 [Zugriff am: 31.12.2024]. Verfügbar unter: https://www.wirtschaftswissen.de/personalmanagement/​mitarbeiterfuehrung/​mitarbeitergespraeche/​krankenrueckkehrgespraech-ziele-ablauf-und-rolle-des-betriebsrats/

Oster, Stephan und Anja Mücklich, 2019. Präsentismus: Verlust von Gesundheit und Produktivität. iga Fakten 6. Dresden: Initiative Gesundheit und Arbeit (iga)

Pfaff, Holger, 2002. Krankenrückkehrgespräche: Zur Ambivalenz einer Sozialtechnologie [online]. Düsseldorf: Hans-Böckler-Stiftung, Juni 2002 [Zugriff am: 31.12.2024]. Verfügbar unter: https://www.boeckler.de/pdf/fof_krankenrueckkehrgespraeche.pdf

Pfaff, Holger, Holger Krause und Claudia Kaiser, 2003. Gesundgeredet? Praxis, Probleme und Potenziale von Krankenrückkehrgesprächen. Berlin: edition sigma. ISBN 978-3-89404-980-5

Piorr, Rüdiger, Elke Heller und Rolf Taubert, 2000. Rückkehrgespräche: Ein wirksames Instrument des betrieblichen Gesundheitsmanagements (?). In: Arbeit [online]. 9(4), S. 269–279 [Zugriff am: 31.12.2024]. ISSN 2365-984X. https://doi.org/10.1515/arbeit-2000-0403

Prümper, Jochen, 2014. Fördern, aber nicht überfordern. In: Gesundheitsmanager. (1), S. 17–20

Seel, Helga, 2017. Fernab von Fehlzeitengesprächen: Betriebliches Eingliederungsmanagement als Chance und Herausforderung. In: Gudrun Faller, Hrsg. Lehrbuch Betriebliche Gesundheitsförderung. 3. Auflage. Bern: Hogrefe, S. 285–294. ISBN 978-3-456-85569-1

Statistisches Bundesamt, 2024. Krankenstand [online]. Wiesbaden: Statistisches Bundesamt [Zugriff am: 31.12.2024]. Verfügbar unter: https://www.destatis.de/DE/Themen/​Arbeit/​Arbeitsmarkt/​Qualitaet-Arbeit/​Dimension-2/​krankenstand.html

Weber, Martina, 2023. Das Krankenrückkehrgespräch. In: Pflegezeitschrift. 76(5), S. 20–21. ISSN 0945-1129

Verfasst von
Prof. Dr. Gudrun Faller
MPH, Professorin für Kommunikation und Intervention im Kontext Gesundheit und Arbeit an der Hochschule für Gesundheit in Bochum
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Es gibt 2 Lexikonartikel von Gudrun Faller.

Zitiervorschlag
Faller, Gudrun, 2025. Krankenrückkehrgespräch [online]. socialnet Lexikon. Bonn: socialnet, 03.01.2025 [Zugriff am: 24.01.2025]. Verfügbar unter: https://www.socialnet.de/lexikon/30312

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