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Baumaßnahmen

Wesentliche Aspekte des Risikomanagements

Christian Koch

Veröffentlicht am 01.11.2005.

Zusammenfassung
Viele Träger bauen nur alle zehn Jahre und seltener, so dass sie nicht auf Erfahrungen zurückgreifen können. Dabei stellen sie mit einer Baumaßnahme die Weichen für die Ertragssituation der nächsten zwanzig bis dreißig Jahre. Die wichtigsten Risiken werden übersichtlich dargestellt.

Bei Baumaßnahmen treffen drei Faktoren zusammen, die erheblich zu einer Risikosteigerung beitragen:

  1. Viele Träger bauen nicht regelmäßig, sondern sind nur alle 5, 10 oder 15 Jahre mit einer größeren Baumaßnahme befasst. Sie halten kein spezialisiertes Personal vor und verfügen über keine Erfahrungen in der Bauplanung und -betreuung. Damit besteht die Gefahr, ein hohes Lehrgeld bei der Baumaßnahme zu bezahlen.
  2. Bei Baumaßnahmen werden große Werte bewegt. Selbst eine kleine Abweichung vom Zeit- oder Kostenplan kann erhebliche finanzielle Dimensionen annehmen. Da für die Baumaßnahme oft die letzten verfügbaren Eigenmittel eingesetzt werden, kann selbst eine prozentual geringe Kostenüberschreitung leicht zu einer existenzbedrohenden Krise führen.
  3. Im Rahmen einer Baumaßnahme wird für einen sehr langen Zeitraum über die künftige Rentabilität entschieden. Dies äußert sich in der Festlegung auf ein Betriebskonzept, z.B. mit Platzzahlen oder Gruppengrößen, Auswahl der Ausstattung mit Folgen z.B. für Energiebedarf und Instandhaltungskosten sowie Einfluss auf die Betriebsorganisation mit Auswirkungen z.B. auf Wegstrecken des Personals. Scheinbar geringfügige Änderungen können über die Nutzungsdauer der Immobilie zu erheblichen Mehrkosten führen.

Mit den folgenden Maßnahmen sollten die Risiken jeder Baumaßnahme reduziert werden.

  • Durch eine Marktanalyse wird sichergestellt, dass ausreichende Nachfrage und eine langfristige Finanzierung der Angebote gegeben sind. Sie sollte umfassen
    • Bedarfsanalyse
    • Bewertung der öffentlichen Finanzierung von Leistungen bzw. der Entwicklung privater Nachfrage und Kaufkraft
    • Einschätzung der politischen Rahmenbedingungen bezüglich Nachfrage, aber z.B. auch Auflagen der Betriebsgenehmigung
    • Wettbewerbsanalyse, insbesondere Herausarbeitung eigener Wettbewerbsvorteile, aber auch Schwächen gegenüber anderen Anbietern
    • Entwicklung langfristiger Prognosen der wichtigsten Parameter, z.B. demographische Entwicklung, Fachstandards, Wettbewerbsumfeld.
    Falls die Marktanalyse erhebliche Risiken ausweist, sollte man auch den Mut haben, eine anvisierte Investition rechtzeitig aufzugeben! Die Planung der Einrichtung darf nicht zu einem Selbstläufer werden.
  • In einem Betriebskonzept werden die fachlichen und wirtschaftlichen Aspekte des neuen Angebots detaillierter herausgearbeitet. Teile des Konzeptes sind z.B.
    • Fachkonzept
    • Kostenkalkulation der Investition inkl. Finanzierung
    • Kostenkalkulation des laufenden Betriebs, insbesondere Darstellung der Grenzauslastung und der Anlaufverluste
    • Standortanalyse
  • Bei der Kostenkalkulation ist auf Vollständigkeit aller relevanten Positionen zu achten, z.B.
    • Planungskosten, auch von nicht realisierten Planungen
    • Nebenkosten eines Grundstückserwerbs, z.B. Notar, Grundbuch, Steuern
    • Baunebenkosten, z.B. Versicherungen, Genehmigungen, Energie/Wasser, etc.
    • Bereitstellungszinsen und Bauzeitzinsen, insbesondere im Falle plausibler Verzögerungen
    • Unvorhergesehenes, insbesondere bei neuen Betriebskonzepten, weniger erfahrenen Partnern, Denkmalschutz, Umbau von älteren Objekten, Altlasten oder anderen Risikofaktoren
    • Kosten der Inbetriebnahme, z.B. Ausstattung einschließlich Außenanlagen, Belegungsmarketing und Anlaufverluste bei nicht vollständiger Auslastung in den ersten Betriebsmonaten
  • Der Aufbau eigener Baukompetenz ist zwingend erforderlich, damit externe Leistungen ausreichend kontrolliert und Partner qualifiziert ausgewählt werden können. Zur Unterstützung einer weniger bauerfahrenen Geschäftsführung kann die befristete Einstellung einer Fachkraft erwogen werden. Ansonsten müssen ausreichende zeitliche Reserven für eine Weiterqualifizierung in Baufragen vorhanden sein.
  • Die sorgfältige Auswahl der wichtigsten Geschäftspartner entscheidet über den Erfolg der Baumaßnahme. Im Mittelpunkt stehen der Architekt (Bauplanung, Bauleitung), Finanzier (Banken, Investoren, ggf. Zuwendungsgeber), Berater (Fachkonzept, Kalkulationen) und ggf. ein Bauträger oder Generalbauunternehmer. Selbstverständlich sind anschließend auch die einzelnen Gewerke an verlässliche Partner zu vergeben. Bei der Auswahl sollte vor allem auf Folgendes geachtet werden:
    • branchenspezifische Erfahrung, also z.B. konkret mit der Planung und Realisierung von Altenheimen, Krankenhäusern etc.
    • Zufriedenheit verschiedener, aktueller Referenzkunden, z.B. zwei Kunden aus den letzten vier Jahren
    • wirtschaftliche Solidität, vor allem bei Bauträgern.
  • Beim Projektmanagement sind realistische Zeitvorgaben unabdingbar. Es sollte besonders auf kritische Pfade geachtet werden, d.h. auf Arbeitsschritte die bei einer Störung zur Verzögerung der Inbetriebnahme führen. Dies ist häufig die Erteilung von Genehmigungen und Finanzierungszusagen, deren Verspätung den ganzen Vorgang zum zwischenzeitlichen Erliegen bringt.
  • Bei der Bauplanung müssen die Investitionskosten und gleichwertig die Kosten des laufenden Betriebs über die gesamte Nutzungsdauer berücksichtigt werden. Letzteres wird auch als Teil des Facilities Managements bezeichnet, dass bereits in der Planung zu berücksichtigen ist. Wesentliche Aspekte für die laufenden Kosten sind
    • Kosten der Wartung und Instandhaltung an Gebäude und Anlagen
    • Betriebskosten von Anlagen, z.B. Aufzüge
    • Kosten für Heizung, Kühlung, Lüftung, Beleuchtung, Strom für sonstige Zwecke, Wasser
    • Reinigungskosten
    • Sicherheits- und Kommunikationskosten
    • Pflege der Außenanlagen
    • Kosten der Betriebsorganisation, z.B. der Wegstrecken, Übersichtlichkeit, behindertengerechte Gestaltung etc.
  • Bei der Planung sollte bereits eine eventuelle Umnutzung vorgesehen werden, insbesondere wenn die künftige Marktentwicklung nicht zuverlässig über die Nutzungsdauer abgeschätzt werden kann. Dabei können einfache Anpassungen des Konzeptes und gänzlich andere Nutzungen vorgesehen werden. Die Umnutzungsoption kann sich im Grundriss, den verwendeten Materialien (z.B. leichte, nichttragende Trennwände) und den Versorgungseinrichtungen/-leitungen niederschlagen.
  • Die Inbetriebnahme ist von Anfang an als Teil der Projektplanung mitzuplanen. Sie umfasst z.B. Personalbeschaffung, Ausstattung und Belegungsmarketing. Letzteres kann bereits in die ersten Marktstudien integriert werden, indem bereits im Vorfeld Interessenten geworben werden.
  • Eine weitere Risikoreduktion lässt sich durch entsprechende Vertragsgestaltung und den Abschluss von Versicherungen erreichen. Dabei kommen z.B.
    • Terminzusagen in Verbindung mit Vertragsstrafen (Generalunternehmer, Architekt)
    • verbindliche Kostenzusagen (Architekt, Ausschreibungen der Gewerke)
    • Sicherungseinbehalte
    • Bürgschaften
    in Frage.

Autor
Dipl.-Kfm. Christian Koch
Geschäftsführer der socialnet GmbH und selbständiger Unternehmensberater für Nonprofit-Organisationen
Homepage www.npoconsult.de
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Zitiervorschlag
Christian Koch: Baumaßnahmen. Wesentliche Aspekte des Risikomanagements. Veröffentlicht am 01.11.2005 in socialnet Materialien unter http://www.socialnet.de/materialien/11.php, Datum des Zugriffs 26.07.2017.


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