21 Schritte zum Projekterfolg

Idee / Vorbereitung / Einrichtung

1.

die Ausgangssituation und die Hintergründe klären,

eine Projektidee entwickeln

Situations- und

Bedarfsanalyse

• Wie ist die Ausgangssituation?
• Welche Angebote gibt es bereits und von wem?
• Welche Zielgruppen sollen (neu) angesprochen werden?
• Was sind die Bedürfnisse der Zielgruppen die erreicht werden / die neu erreicht werden sollen?
• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

2.

den Projektgegenstand bestimmen und

die Projektziele festlegen

Zielfindung / Zielklärung

Projektdefinition

• Welche Veränderungen sollen erreicht werden und warum?
• Wie, womit oder wodurch sollen sie erreicht werden?
• Wie soll vorgegangen werden?
• Woran ist zu erkennen, dass die Veränderung eingetreten ist?
• Wann kann begonnen werden und wann soll das Projekt beendet sein?

3.

das Projektumfeld analysieren

Betroffenheits- und Beteiligungsanalyse

• Wer ist vom Projekt betroffen (direkt oder indirekt)?
• Wie stehen die betreffenden Personen zum Projekt (positiv, kritisch, ablehnend, unterstützend)?
• Wo sind kritische Punkte?
• Wie kann man auch „Negative“ / „Kritische“ einbinden, gewinnen? Wie können Fürsprecher / Unterstützer gewonnen werden?

4.

die organisatorischen

Rahmenbedingungen abklären

Projektorganisation

Projektinstanzen

• Welche Gremien / Instanzen gibt es?
• Wer gehört zur übergeordneten Steuerungsgruppe?
• Wer ist Projektleitung?
• Wie setzt sich das Projektteam zusammen?
• Wie erfolgen Beschlüsse?
• Wie ist das Projektteam organisatorisch in den Gesamtbetrieb eingebunden?
• Wie sind die Abstimmungswege?
• Wie / wann finden Projektteamsitzungen statt?
• Welche Kompetenzen hat die Leitung, welche das Team?

5.

einen offiziellen Projektauftrag fixieren

Projektauftrag

Lastenheft, Pflichtenheft

• Organisation – personelle Besetzung
• Inhalte und Ziele
• Beginn und Ende
• Kosten
• Unterschrift des Auftraggebers

Planung

6.

das Gesamtprojekt analysieren,

strukturieren und in

übersichtliche Arbeitspakete zerlegen

Phasenplan

Projektstrukturplan

Projektplanungsübersicht

• In welche Abschnitte lässt sich das Projekt grob vorstrukturieren?
• Wann soll die Planung beendet sein / wann die Durchführung beginnen, wann die Abschlussphase?
• Was ist in der Gesamtheit alles zu tun?
• Welche Aufgaben stehen insgesamt an, um das Projekt zu bewältigen?
• Wie lassen sich Aufgaben ordnen und zusammenfassen?
• In welche Teilprojekte, Hauptaufgaben, Teilaufgaben und Arbeitspakete lässt sich das Projekt sinnvoll untergliedern?

7.

Inhalte und Umfang der Arbeitspakete bestimmen

Arbeitspaketbeschreibung

• Welche Aufgaben und Aktivitäten stehen im Einzelnen an?
• Wer ist dafür verantwortlich?
• Welches konkrete Ergebnis wird nach Fertigstellung des Arbeitspaketes erreicht?

8.

die benötigten Ressourcen und Kosten ermitteln und abstimmen

Kosten- und Kapazitätsplan

• Welche Kosten werden entstehen?
• Was kann getan werden um (die)Kosten zu senken?
• Wie viele Mitarbeiter, mit welcher Qualifikation, werden wann benötigt?
• Welche Materialien werden benötigt?
• Wo bestehen Engpässe?

9.

wichtige Zwischenergebnisse definieren und zeitlich festlegen

Meilensteinplan

• Welche Ergebnisse sind entscheidend für den weiteren Projektverlauf?
• Warum sind sie entscheidend?
• Wann müssen / sollen sie stattfinden?

10.

Projektrisiken erkennen, beurteilen und beeinflussen

Risikoanalyse

• Was könnte alles schief gehen und warum?
• Wo sind kritische Punkte (inhaltlich, zeitlich, personell)?
• Wie ließe sich gegensteuern?
• Ab wann muss gehandelt werden?
• Welche Risiken sind vertretbar?

11.

eine Termin- und Ablaufplanung erstellen

Phasenplan

Terminliste

Balkendiagramm

Netzplantechnik

• Wie hängen die Aufgaben miteinander zusammen?
• In welcher logischen Reihenfolge müssen sie bearbeitet werden?
• Was ist (bis) wann zu erledigen?
• Was muss bis zu welchem Zeitpunkt erledigt sein, damit der nächste Schritt stattfinden kann?
• Wo gibt es Engpässe? / Wo gibt es freie Puffer?

12.

die Informationswege und die Form der Dokumentation im Projekt organisieren

Informationsmatrix

Dokumentationsvorlagen

Statusbericht

• Wer informiert wen über was und zu welchem Zeitpunkt?
• Wie wird die Information übermittelt?
• Was wird wann und durch wen dokumentiert?
• Welche Dokumente sollen benutzt werden?
• Wer erhält welche Unterlagen?

Durchführung / Steuerung

13.

die vereinbarten Informationen sammeln und darstellen

Rückmeldewesen

Änderungsmitteilungen

Statusberichte

vgl. 12.

14.

die Planungsdaten und die tatsächlichen Daten überprüfen und miteinander vergleichen

Soll-Ist-Vergleich

Terminfolgung per

Balkendiagramm

Meilensteinüberwachung

• Stimmen die Planungsdaten mit den tatsächlichen Daten überein? Wo liegen Abweichungen?
• Sind sie vertretbar? / Wo wird es kritisch?
• Muss die Planung angepasst werden?
• Sind trotz Risikoanalyse unvorhersehbare Zwischenfälle eingetreten?

15.

ggf. die Planung überarbeiten und anpassen, weitere gegensteuernde Maßnahmen erarbeiten

s. 6.-11.

vgl. 6.-11.

16.

das Team motivieren und

zusammenhalten

Konfliktmanagement

Teamentwicklung

• Wie gelingt die Zusammenarbeit?
• Was motiviert / was demotiviert?
• Wie ist die Arbeitszufriedenheit?
• Ist die Kommunikation offen und ehrlich?
• Wie wird mit Konflikten umgegangen?
• Identifiziert sich das Team mit den Projektzielen?

Abschluss

17.

das Projekt auswerten

Fragebögen,

Abschlussberichte,

Projektdokumentation

• Wurden die Ziele ganz / teilweise oder gar nicht erreicht?
• Warum konnten manche Ziele nicht erreicht werden?

18.

mit den Projektbeteiligten

„Manöverkritik“ üben

Projektabschlusssitzung

• Was lief gut / was lief schlecht?
• Wie ist die Zufriedenheit mit den Ergebnissen?
• Wie ist die Zufriedenheit mit dem Prozess?
• Wie ist die Zufriedenheit mit Teamarbeit und Teamführung?

19.

Erfahrungen sichern und das Projekt bzw. Projektteile ggf. in die Alltagsarbeit überführen

Projektdokumentation

• Wie können die Ergebnisse / Erfahrungen für die Zukunft gesichert werden?
• Was lässt sich dauerhaft in den Alltag überführen?
• Was hat sich bewährt und warum?
• Worauf ist beim nächsten Mal verstärkt zu achten?

20.

das Projekt offiziell abschließen

und übergeben

Projektabnahme

• Wer nimmt das Projekt ab?
• Wer muss seine Zustimmung erteilen?
• Was geschieht mit den beteiligten Mitarbeitern?

21.

mit allen Beteiligten das erfolgreiche Ende feiern

Fest, Party, Incentives