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21 Schritte zum Projekterfolg

Gertrude Henn

Veröffentlicht am 22.11.2010.

Zusammenfassung
Die Checkliste bildet eine Ergänzung des Beitrags Projektmanagement im Nonprofit-Bereich. Die Checkliste führt einzelne Projektschritte auf zusammen mit in den zugehörigen Instrumenten oder Methoden und unterstützt diese einzelnen Schritte mit exemplarischen Fragen, die bei der Bearbeitung der Projektschritte nützlich sind.

Sie können die Checkliste entweder als PDF downloaden oder die etwas weiter unten stehende Checkliste verwenden.

Anlagen

  1. 21 Schritte (pdf)


Projektschritte

Methoden / Instrumente

exemplarische Fragestellungen

Idee / Vorbereitung / Einrichtung

1.

die Ausgangssituation und die Hintergründe klären,

eine Projektidee entwickeln

Situations- und

Bedarfsanalyse

  • Wie ist die Ausgangssituation?
  • Welche Angebote gibt es bereits und von wem?
  • Welche Zielgruppen sollen (neu) angesprochen werden?
  • Was sind die Bedürfnisse der Zielgruppen die erreicht werden / die neu erreicht werden sollen?
  • Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

2.

den Projektgegenstand bestimmen und

die Projektziele festlegen

Zielfindung / Zielklärung

Projektdefinition

  • Welche Veränderungen sollen erreicht werden und warum?
  • Wie, womit oder wodurch sollen sie erreicht werden?
  • Wie soll vorgegangen werden?
  • Woran ist zu erkennen, dass die Veränderung eingetreten ist?
  • Wann kann begonnen werden und wann soll das Projekt beendet sein?

3.

das Projektumfeld analysieren

Betroffenheits- und Beteiligungsanalyse

  • Wer ist vom Projekt betroffen (direkt oder indirekt)?
  • Wie stehen die betreffenden Personen zum Projekt (positiv, kritisch, ablehnend, unterstützend)?
  • Wo sind kritische Punkte?
  • Wie kann man auch „Negative“ / „Kritische“ einbinden, gewinnen? Wie können Fürsprecher / Unterstützer gewonnen werden?

4.

die organisatorischen

Rahmenbedingungen abklären

Projektorganisation

Projektinstanzen

  • Welche Gremien / Instanzen gibt es?
  • Wer gehört zur übergeordneten Steuerungsgruppe?
  • Wer ist Projektleitung?
  • Wie setzt sich das Projektteam zusammen?
  • Wie erfolgen Beschlüsse?
  • Wie ist das Projektteam organisatorisch in den Gesamtbetrieb eingebunden?
  • Wie sind die Abstimmungswege?
  • Wie / wann finden Projektteamsitzungen statt?
  • Welche Kompetenzen hat die Leitung, welche das Team?

5.

einen offiziellen Projektauftrag fixieren

Projektauftrag

Lastenheft, Pflichtenheft

  • Organisation - personelle Besetzung
  • Inhalte und Ziele
  • Beginn und Ende
  • Kosten
  • Unterschrift des Auftraggebers

Planung

6.

das Gesamtprojekt analysieren,

strukturieren und in

übersichtliche Arbeitspakete zerlegen

Phasenplan

Projektstrukturplan

Projektplanungsübersicht

  • In welche Abschnitte lässt sich das Projekt grob vorstrukturieren?
  • Wann soll die Planung beendet sein / wann die Durchführung beginnen, wann die Abschlussphase?
  • Was ist in der Gesamtheit alles zu tun?
  • Welche Aufgaben stehen insgesamt an, um das Projekt zu bewältigen?
  • Wie lassen sich Aufgaben ordnen und zusammenfassen?
  • In welche Teilprojekte, Hauptaufgaben, Teilaufgaben und Arbeitspakete lässt sich das Projekt sinnvoll untergliedern?

7.

Inhalte und Umfang der Arbeitspakete bestimmen

Arbeitspaketbeschreibung

  • Welche Aufgaben und Aktivitäten stehen im Einzelnen an?
  • Wer ist dafür verantwortlich?
  • Welches konkrete Ergebnis wird nach Fertigstellung des Arbeitspaketes erreicht?

8.

die benötigten Ressourcen und Kosten ermitteln und abstimmen

Kosten- und Kapazitätsplan

  • Welche Kosten werden entstehen?
  • Was kann getan werden um (die)Kosten zu senken?
  • Wie viele Mitarbeiter, mit welcher Qualifikation, werden wann benötigt?
  • Welche Materialien werden benötigt?
  • Wo bestehen Engpässe?

9.

wichtige Zwischenergebnisse definieren und zeitlich festlegen

Meilensteinplan

  • Welche Ergebnisse sind entscheidend für den weiteren Projektverlauf?
  • Warum sind sie entscheidend?
  • Wann müssen / sollen sie stattfinden?

10.

Projektrisiken erkennen, beurteilen und beeinflussen

Risikoanalyse

  • Was könnte alles schief gehen und warum?
  • Wo sind kritische Punkte (inhaltlich, zeitlich, personell)?
  • Wie ließe sich gegensteuern?
  • Ab wann muss gehandelt werden?
  • Welche Risiken sind vertretbar?

11.

eine Termin- und Ablaufplanung erstellen

Phasenplan

Terminliste

Balkendiagramm

Netzplantechnik

  • Wie hängen die Aufgaben miteinander zusammen?
  • In welcher logischen Reihenfolge müssen sie bearbeitet werden?
  • Was ist (bis) wann zu erledigen?
  • Was muss bis zu welchem Zeitpunkt erledigt sein, damit der nächste Schritt stattfinden kann?
  • Wo gibt es Engpässe? / Wo gibt es freie Puffer?

12.

die Informationswege und die Form der Dokumentation im Projekt organisieren

Informationsmatrix

Dokumentationsvorlagen

Statusbericht

  • Wer informiert wen über was und zu welchem Zeitpunkt?
  • Wie wird die Information übermittelt?
  • Was wird wann und durch wen dokumentiert?
  • Welche Dokumente sollen benutzt werden?
  • Wer erhält welche Unterlagen?

Durchführung / Steuerung

13.

die vereinbarten Informationen sammeln und darstellen

Rückmeldewesen

Änderungsmitteilungen

Statusberichte

vgl. 12.

14.

die Planungsdaten und die tatsächlichen Daten überprüfen und miteinander vergleichen

Soll-Ist-Vergleich

Terminfolgung per

Balkendiagramm

Meilensteinüberwachung

  • Stimmen die Planungsdaten mit den tatsächlichen Daten überein? Wo liegen Abweichungen?
  • Sind sie vertretbar? / Wo wird es kritisch?
  • Muss die Planung angepasst werden?
  • Sind trotz Risikoanalyse unvorhersehbare Zwischenfälle eingetreten?

15.

ggf. die Planung überarbeiten und anpassen, weitere gegensteuernde Maßnahmen erarbeiten

s. 6.-11.

vgl. 6.-11.

16.

das Team motivieren und

zusammenhalten

Konfliktmanagement

Teamentwicklung

  • Wie gelingt die Zusammenarbeit?
  • Was motiviert / was demotiviert?
  • Wie ist die Arbeitszufriedenheit?
  • Ist die Kommunikation offen und ehrlich?
  • Wie wird mit Konflikten umgegangen?
  • Identifiziert sich das Team mit den Projektzielen?

Abschluss

17.

das Projekt auswerten

Fragebögen,

Abschlussberichte,

Projektdokumentation

  • Wurden die Ziele ganz / teilweise oder gar nicht erreicht?
  • Warum konnten manche Ziele nicht erreicht werden?

18.

mit den Projektbeteiligten

Manöverkritik“ üben

Projektabschlusssitzung

  • Was lief gut / was lief schlecht?
  • Wie ist die Zufriedenheit mit den Ergebnissen?
  • Wie ist die Zufriedenheit mit dem Prozess?
  • Wie ist die Zufriedenheit mit Teamarbeit und Teamführung?

19.

Erfahrungen sichern und das Projekt bzw. Projektteile ggf. in die Alltagsarbeit überführen

Projektdokumentation

  • Wie können die Ergebnisse / Erfahrungen für die Zukunft gesichert werden?
  • Was lässt sich dauerhaft in den Alltag überführen?
  • Was hat sich bewährt und warum?
  • Worauf ist beim nächsten Mal verstärkt zu achten?

20.

das Projekt offiziell abschließen

und übergeben

Projektabnahme

  • Wer nimmt das Projekt ab?
  • Wer muss seine Zustimmung erteilen?
  • Was geschieht mit den beteiligten Mitarbeitern?

21.

mit allen Beteiligten das erfolgreiche Ende feiern

Fest, Party, Incentives


Autorin
Gertrude Henn
Homepage www.henn-trainings.net
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Zitiervorschlag
Gertrude Henn: 21 Schritte zum Projekterfolg. Veröffentlicht am 22.11.2010 in socialnet Materialien unter http://www.socialnet.de/materialien/111.php, Datum des Zugriffs 18.08.2017.


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