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Außenvertretung und Zeichnungsberechtigung

Christian Koch

Veröffentlicht am 03.11.2003.

Zusammenfassung
In Form einer kommentierten Musterdienstanweisung werden die wesentlichen Regelungsbereiche für einen Verein oder eine GmbH angesprochen.

Vorbemerkung

Mit der unten stehenden Dienstanweisung soll für alle Beteiligten klar geregelt werden, wer wie nach außen auftreten darf. Da diese Regelung nicht nur organisatorische, sondern auch in besonderem Maße rechtliche Fragen aufwirft, sollte hierzu vor der Verabschiedung für den konkreten Einzelfall rechtlicher Rat eingeholt werden. Zweckmäßige Regelungen sind stark von der Größe und Struktur der Organisation abhängig. Daher kann der Text nur Regelungsbereiche aufzeigen und erste Anregungen für individuelle Regelungen geben. Das nachfolgende Beispiel bezieht sich auf einen Verein mit hauptamtlicher Geschäftsführung, kann aber leicht auf eine Stiftungen und mit Anpassungen auf eine GmbH übertragen werden.

Das Auftreten nach außen ist mit wirtschaftlichen Folgen verbunden. Neben den rechtlichen Verpflichtungen kann die öffentliche Wirkung von Bedeutung sein. Fehlende oder zu großzügige Regelungen erhöhen die Risiken des Vereins, zu restriktive Regelungen beeinträchtigen die Arbeitsabläufe. Hier gilt es, die richtige Balance zu finden.

Organschaftliche Vertretung und Vorbehaltsaufgaben des Vorstands

Der Verein wird durch den außenvertretungsberechtigten Vorstand nach § 26 BGB vertreten. Dieser ist im Vereinsregister eingetragen und kann sich durch einen Vereinsregisterauszug Dritten gegenüber legitimieren.

Dem Vorstand bleiben folgende Aufgaben vorbehalten [Katalog individuell anpassen]

  • Aufgaben des Vorstandes laut Satzung, z.B. Einladung zur Mitgliederversammlung
  • die Vertretung des Vereins gegenüber dem Vereinsregister
  • Abgabe von Steuererklärungen, Vertretung gegenüber dem Finanzamt
  • Vertretung gegenüber Rechtsanwälten, Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Notaren [nicht zwingend]
  • gerichtliche Vertretung
  • Vertretung gegenüber Aufsichts- und Genehmigungsbehörden [nicht zwingend]
  • Beantragung und Abrechnung von Zuwendungen [nicht zwingend, wird aber im Einzelfall verlangt]
  • Abschluss von Entgeltvereinbarungen [nicht zwingend, wird aber im Einzelfall verlangt]
  • Abschluss von Arbeitsverträgen, Mietverträgen, Leasingverträgen, Honorarverträgen
  • Grundstücksgeschäfte, Übernahme von Sicherheiten für Dritte, Kreditgeschäfte [letzteres nicht zwingend]
  • [hier bei Bedarf weiter ergänzen].

Auftragshandeln

Alle übrigen Personen vertreten den Verein nach außen nicht als Organ, sondern im Rahmen eines Auftragsverhältnisses. Der Auftrag ergibt sich aus

  • einem Arbeitsvertrag,
  • dem Organisationshandbuch einschließlich dieser Regelung, anderer Dienstanweisungen und Geschäftsordnungen oder
  • einem Einzelauftrag – mittelbar oder unmittelbar – durch den Vorstand.
  • Soweit die schriftlichen Regelungen Lücken aufweisen, ergeben sich Befugnisse auch aus der betrieblichen Übung.

Die MitarbeiterInnen sind grundsätzlich zur Vertretung des Vereins im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit befugt, die sich aus dem Arbeitsvertrag und der Stellenbeschreibung ergibt. [1] Dies umfasst beispielsweise [bei Bedarf können weitere Beispiele ergänzt werden]

  • laufende Einkäufe (z.B. Bürobedarf, Lebensmittel für die Küche, Ausgaben im Rahmen der Betreuungstätigkeit)
  • kleinere Anschaffungen,
  • Wahrnehmung des Hausrechts oder
  • Kontakte zu Klienten, Betreuern und Angehörigen.

Ausgenommen sind die oben genannten Vorbehaltsaufgaben des Vorstands.

Eine vorherige Zustimmung des Vorstands ist erforderlich bei

  • absehbarer Überschreitung des Budgets
  • bei Einzelausgaben über 500,00 EUR [Höhe individuell anpassen und ggf. nach Stellung differenzieren]
  • bei Dauerschuldverhältnissen, die zu einer Verpflichtung über mehr als 500,00 EUR [s.o.] bis zum nächsten Kündigungstermin führen (z.B. Handy-Vertrag mit mehrjähriger Laufzeit).

Folgende Geschäftsvorfälle werden abweichend geregelt [Liste anpassen]:

  • Die Abwicklung von Schadensfällen und der Geschäftsverkehr mit Versicherungen läuft über die Stelle „Versicherungen“.
  • Pressekontakte bleiben dem Vorstand vorbehalten, soweit er diese nicht im Einzelfall delegiert. Presseerklärungen erfolgen immer durch den Vorstand.
  • Die Vertretung in externen Gremien wird in Abschnitt X.Y im Organisationshandbuch geregelt. Die Vertretungsbefugnis beschränkt sich auf die üblicherweise in den Gremien behandelten Fragestellungen. Bei Diskussion und Beschlussfassung über Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung für den Verein ist der Vorstand einzuschalten.

Zeichnung im Schriftverkehr, Geschäftsbriefe

Im Schriftverkehr kommen drei Arten der Zeichnung vor. [2]

  1. Die Zeichnung ohne Zusatz bleibt dem vertretungsberechtigten Organ, also den Vorstandsmitgliedern, vorbehalten.
  2. Die Zeichnung mit dem Zusatz „i.V.“ bedeutet „in Vollmacht“ und steht für eine allgemeine Vollmacht für alle gewöhnlichen Geschäfte der jeweiligen Einrichtung. [3] Dies umfasst Grundstücksgeschäfte, Aufnahme von Darlehen, Eingehen von Wechselverbindlichkeiten und Prozessführung nur bei ausdrücklicher Vereinbarung.
  3. Der Zusatz „i.A.“ steht für „im Auftrag“ und bezieht sich auf eine Vertretungsberechtigung im Einzelfall.

In allen Fällen ist der Name des Vereins der Unterschrift beizufügen.

Zur Vereinfachung wird in der Praxis des Vereins nur der Zusatz „i.A.“ verwendet.

Der Vorstand zeichnet wie folgt
Vorname Nachname
Vorstand
Musterverein e.V.

Die MitarbeiterInnen zeichnen wie folgt
i.A. Vorname Nachname
Bereich, Abteilung oder Einrichtung
Musterverein e.V.

Sofern nicht regelmäßig für einen bestimmten Bereich gehandelt wird, entfällt diese Angabe.

Für Geschäftsbriefe ist das Briefpapier zu verwenden. Durch das Briefpapier bzw. vorgegebene Dokumentenvorlagen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsbriefe folgende Mindestangaben enthalten: Name mit Rechtsform, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail, URL, Angaben zum Vereinsregister (Gericht, Nummer der Eintragung), Vorstand [4]. [Es kann zweckmäßig sein, weitere Angaben, z.B. zur Verbandsmitgliedschaft, vorzuschreiben.]

Kontovollmacht

Die Zeichnungsberechtigungen sind wie folgt geregelt:

Bank, Kontonummer einzeln Zeichnungsberechtigt je zwei Personen
Bank XY
BLZ 000 000 00
Konto 1234567890
kaufm. Vorstand (Max Mustermann) Funktion (aktuelle Personen)
Bankname
BLZ
Kontonummer
   
dto.    
dto.    

[1] Im Außenverhältnis gilt eine Vertretungsbefugnis, die die jeweilige Tätigkeit mit sich bringt. Daraus kann eine Anscheinsvollmacht resultieren. So kann beispielsweise ein Kunde darauf vertrauen, dass ein hinter der Ladenkasse stehender Angestellter zur Entgegennahme von Kaufpreiszahlungen berechtigt ist. Vgl. § 56 HGB.

[2] Bei einer GmbH kommt noch die Prokura hinzu, bei der mit dem Zusatz „p.p.a.“ oder „ppa“ gezeichnet wird. Die Prokura wird im Handelsregister eingetragen und kann daher Dritten gegenüber leicht nachgewiesen werden. Sie ermächtigt zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften des Betriebes außer Grundstücksgeschäften., sofern diese nicht ausdrücklich einbezogen wurden. Analog kann beim Verein ein „besonderer Vertreter“ nach § 30 BGB bestellt werden. Seine Vertretungsmacht, die genau bestimmt sein muss, wird im Vereinsregister eingetragen.

[3] Vgl. § 54 und § 57 HGB.

[4] Bei der GmbH sind statt dem Vorstand alle Geschäftsführer und soweit vorhanden der Vorsitzende des Aufsichtsrates zu nennen.


Autor
Dipl.-Kfm. Christian Koch
Geschäftsführer der socialnet GmbH und selbständiger Unternehmensberater für Nonprofit-Organisationen
Homepage www.npoconsult.de
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Zitiervorschlag
Christian Koch: Außenvertretung und Zeichnungsberechtigung. Veröffentlicht am 03.11.2003 in socialnet Materialien unter http://www.socialnet.de/materialien/20.php, Datum des Zugriffs 26.07.2017.


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