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Controlling mit Tabellenkalkulation

Risiken beim Einsatz reduzieren

Christian Koch

Veröffentlicht am 02.05.2003.

Tabellenkalkulationsprogramme, wie z.B. Excel oder Tabellen in Open Office, sind aus der Controllingpraxis nicht mehr wegzudenken. Kein anderes Instrument ist so flexibel und zugleich intuitiv bedienbar. Die geringen Kosten der Software und fast schon selbstverständliche Grundkenntnisse im Umgang tun ihr übriges, um eine weite Verbreitung sicherzustellen.

Schriftformatierung, Einsatz von Formeln für wiederholte Berechnungen, Kommentare zu umfangreichen Tabellen und die grafische Visualisierung sind weitgehend selbstverständlich. Soll Excel jedoch nicht nur ein „besserer Taschenrechner“ sein, sondern als anspruchsvolles „Controllinginstrument“ eingesetzt werden, treten leicht Probleme auf.

Wenn eine Tabelle wiederholt mit anderen Zahlen verwendet werden soll, sich Listen über viele Seiten erstrecken, die Verknüpfungen sehr komplex sind sowie sich über mehrere Tabellen erstrecken und verschiedene Anwender mit einer Tabelle arbeiten sollen, nehmen die Risiken von Fehlverarbeitungen deutlich zu. Ursachen für Fehler sind z.B.

  • falsche Formelbezüge bei der Erstellung
  • falsche Adressierung von Zellen durch nachträgliches Löschen und Einfügen von Zellen, Zeilen oder Spalten bzw. Sortieren von Tabellenteilen
  • Inkongruenz von Dateinamen, Beschriftungen und tatsächlichem Datenmaterial
  • unvollständige oder fehlerhafte Eingabe bei wiederverwendbaren Tabellen
  • unvollständiger oder umständlicher Ausdruck der Tabelle
  • Berechnungsfehler, z.B. bei Division durch Null
  • versehentliches Löschen oder Ändern von Daten oder Formeln
  • nachträgliche Änderungen, die zur Inkonsistenz führen, weil die Zusammenhänge mit anderen Zellen und Tabellen nicht überblickt werden.

Je größer das Datenvolumen, komplexer die Zusammenhänge und je mehr Personen damit arbeiten, umso eher sollten folgende Maßnahmen angewendet werden.

  1. Benannte Bereiche erhöhen die Lesbarkeit von Tabellen. Formeln lauten dann z.B. nicht mehr A7+A8, sondern Eigenkapital+Rücklagen. Dadurch können Zusammenhänge schneller nachvollzogen und leichter neue Formeln ergänzt werden.
  2. Schreibschutz, ggf. mit Kennwort, verhindert versehentliches oder unbefugtes Ändern von Tabellen. Der Schreibschutz kann gezielt für einzelne Zellen als Eingabefelder aufgehoben werden. Beschriftung und Formeln bleiben dann geschützt.
  3. Farbliche Hervorhebung von Eingabefeldern sollte, insbesondere bei Schreibschutz, selbstverständlich sein. Am besten ist hier gelb geeignet, dass die Lesbarkeit nicht beeinträchtigt und im Schwarz-Weiß-Druck verschwindet.
  4. Aussagefähige Beschriftung von Eingabebereichen, Ergebnissen, Tabellen und Dateien sollte selbstverständlich sein. Durch Kopf- und Fußzeilen sollten alle ausgedruckten Seiten eindeutig diesem Arbeitsblatt zuzuordnen sein. Datum, Uhrzeit und Datei-/Arbeitsblattname sollten selbstverständlich angegeben werden. Aus der Beschriftung sollten ferner Organisation und AutorIn hervorgehen.
  5. Zur weiteren Unterstützung bei manueller Eingabe kommen noch Tooltipps (Kommentar, die erscheinen, wenn der Mauszeiger einige Zeit auf das zu erklärende Feld zeigt) und Abstimmsummen in Frage. Letztere können in einer eigenen Farbe hervorgehoben. Über einen bedingten Kommentar kann eine Fehlermeldung erscheinen, z.B. so lange die Bilanz nicht ausgeglichen ist. Während eine Abstimmsumme im Ausdruck ggf. stört, könnte die bedingte Fehlermeldung im Druckbereich liegen, da sie nur im Fehlerfall auf dem Ausdruck erscheint und dann auch eine wichtige Warnfunktion erfüllt.
  6. Bedingte Beschriftungen, Kommentare und ggf. Farben erleichtern das schnelle Verständnis. Mit einfachen Formeln kann z.B. ein Ergebnis je nach Vorzeichen als „Gewinn“ oder „Verlust“ beschriftet werden. Abweichungen von mehr als x Prozent oder y EUR können durch einen hellroten Hintergrund hervorgehoben werden. Durch diese Automatisierung gewinnt die Lesbarkeit und der Bedarf an manueller Nachbearbeitung nimmt ab.
  7. Die Aufteilung von Eingabe und Ausgabe auf zwei Tabellen in einem Arbeitsblatt erleichtert die Pflege und Bedienung. Die Tabelle für die Ausgabe enthält alle Formeln und wird nach Abschluss der Entwicklungsarbeiten geschützt. Es ist oft übersichtlicher, mehrere Tabellen zu verwenden, als unterschiedliche Daten in einer Tabelle neben- oder untereinander anzuordnen.
  8. Durch Programmierung und Buttons wird die schnelle und sichere Wiederholung von Arbeitsabläufen weiter unterstützt. Allerdings sind hierfür wesentlich weitergehende Kenntnisse erforderlich. Komplexe Programmierungen erfordern nicht nur ein Verständnis für die Programmiersprache, sondern auch Fachwissen in den Bereichen Systemanalyse, Softwaredesign und Dokumentation. Sonst entstehen schnell neue Probleme durch Programmfehler, kaum wartbaren Code oder mangelnde Nachvollziehbarkeit durch Dritte. Häufig bieten relative kleine „Anwendungen“ schon einen sehr großen Nutzen, z.B. ein Button für den Ausdruck, garantiert mit dem richtigen Druckbereich, oder den monatlich durchzuführenden Import von Daten einschließlich Änderung der Beschriftung.

Alternativ ist bei sehr umfangreichen Anwendungen, besonders großen Datenmengen und monatlich gleicher Verarbeitung die Verwendung von Datenbanken, Berichtsgeneratoren und spezialisierter Controllingsoftware zu prüfen.


Autor
Dipl.-Kfm. Christian Koch
Geschäftsführer der socialnet GmbH und selbständiger Unternehmensberater für Nonprofit-Organisationen
Homepage www.npoconsult.de
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Zitiervorschlag
Christian Koch: Controlling mit Tabellenkalkulation. Risiken beim Einsatz reduzieren. Veröffentlicht am 02.05.2003 in socialnet Materialien unter http://www.socialnet.de/materialien/26.php, Datum des Zugriffs 26.07.2017.


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