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Kundenorientierte und wirkungsvolle Informationsveranstaltungen in sozialen Einrichtungen durchführen

Viele soziale Einrichtungen wenden sich mit Informationsveranstaltungen an ihre Zielgruppen. Im Wesentlichen gibt es drei Veranstaltungstypen:

1. Veranstaltungen für spezielle Zielgruppen: Diese Veranstaltungen informieren spezielle Zielgruppen über spezifische Leistungen der Einrichtung. Dabei geht es häufig darum, die eigenen Leistungen gegenüber dem Angebot von Mitbewerbern zu profilieren.
2. Veranstaltungen, die Selbsthilfekompetenz stärken: Mit diesen Veranstaltungen stärkt eine Einrichtung die Selbsthilfekompetenz ihrer Kunden und unterstützt die Netzwerkbildung. Damit zeigt sie ein Interesse am Kunden, das über den Aufenthalt in der Einrichtung hinausgeht. Dies trägt nachhaltig zur Kundenbindung bei.
3. Vorträge zu fachlichen Einzelfragen wie zum Beispiel Gesundheitsthemen: Jeder Blick in eine Fernsehzeitschrift oder ein Life-Style-Magazin zeigt: Menschen interessieren sich für Themen rund um Gesundheit und gesunde Lebensführung. Mit Fachvorträgen oder Informationsveranstaltungen für fachliche Laien greifen Einrichtungen dieses Interesse auf. Oftmals verbinden sie die fachlichen Informationen mit der Präsentation ihres Leistungsspektrums.

Für alle Veranstaltungstypen gilt: Sie sind eine gute Chance,

• das Leistungsspektrum der Einrichtung zu präsentieren,
• moderne Behandlungsmethoden zu erläutern,
• über attraktive Wahlleistungen zu informieren,
• einen persönlichen Kontakt zu potenziellen Kunden aufzubauen,
• das Vertrauen der Kunden zu gewinnen,
• Kunden an die Einrichtung zu binden.

Einrichtungen, die mit ihren Veranstaltungen Kunden gut informieren, profitieren gleich mehrfach!

Erfolgsfaktoren für eine professionelle und effiziente Veranstaltung

Die Voraussetzungen für eine professionelle und effiziente Veranstaltung sind komplex. Neben der inhaltlichen Qualität ist insbesondere die Kundenorientierung ausschlaggebend für den Erfolg. Hinzu kommen organisatorische und atmosphärische Faktoren.

Der Vortrag oder die Präsentation tragen ganz wesentlich zum Erfolg der Veranstaltung bei. Da in der Regel fachliche Laien angesprochen werden, stehen die Vortragenden vor der Herausforderung

• komplexe Sachverhalte einfach zu erklären,
• fachliche Themen allgemeinverständlich darzustellen,
• die Veranstaltung so zu gestalten, sodass die Teilnehmer gut folgen können,
• eine gute Beziehung („Rapport“) zu den Teilnehmern aufzubauen.

Jede Veranstaltung ist mit organisatorischem, personellem und materiellem Aufwand verbunden. Es liegt im Interesse jeder Einrichtung, Ressourcen optimal einzusetzen. Veranstaltungen sind effizient, wenn

• die Teilnehmer passgenau informiert werden,
• wo möglich und sinnvoll digitale Kommunikationswege genutzt werden,
• der Zeitrahmen angemessen ist,
• jeder Akteur der Veranstaltung eine klar zugewiesene Funktion hat.

Es mag überraschen, aber es trifft zu: Mit einer optimierten Veranstaltung schonen Sie die personellen und materiellen Ressourcen Ihrer Einrichtung. Gleichzeitig gestalten Sie die Veranstaltung noch überzeugender und wirkungsvoller.

Checkliste: Ist unsere Informationsveranstaltung kundenorientiert und wirkungsvoll?

Die Checkliste bildet wichtige Erfolgsfaktoren für eine gelungene Veranstaltung ab. Prüfen Sie selbst, ob Ihre Veranstaltung kundenorientiert ist und ob Sie Ihre Einrichtung wirkungsvoll präsentieren.

Verfasst von
Gisela Meese
M.A., Organisationsentwicklerin (IHK), Systemischer Business Coach (ECA-zert.)
Offizielle Kooperationspartnerin des Bundesverbands Beschwerdemanagement für Gesundheitseinrichtungen (BBfG) e.V.
Langjährige Verantwortung bei UNICEF Deutschland für Aufbau und Pflege der Spenderkontakte sowie für das professionelle Beschwerdemanagement
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Es gibt 3 Materialien von Gisela Meese.

Zitiervorschlag
Meese, Gisela, 2019. Kundenorientierte und wirkungsvolle Informationsveranstaltungen in sozialen Einrichtungen durchführen [online]. socialnet Materialien. Bonn: socialnet, 30.01.2019 [Zugriff am: 07.06.2023]. Verfügbar unter: https://www.socialnet.de/materialien/28380.php

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