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Mail-Knigge

Christian Koch

Veröffentlicht am 03.02.2002.

Zuletzt aktualisiert am 19. Oktober 2005.

Ein paar Regeln, oft auch als Netiquette (= Netz + Etikette) bezeichnet, erleichtern das "elektronische Miteinander".

  • Auf der anderen Seite wird die Mail von Menschen gelesen! Beachten Sie dies bei allen Formulierungen. Vorsicht mit Ironie, da der Empfänger Sie nicht sieht oder hört.
  • E-Mail-Adressen gehören zu den personenbezogenen Daten und sollten vertraulich behandelt werden. Dies gilt erst recht für die Zugangsdaten zum Postfach.
  • E-Mail unterliegt dem Briefgeheimnis. Beachten Sie dies auch bei Irrläufern. Trennen Sie möglichst persönliche und geschäftliche Mail, um eine Vertretung am Arbeitsplatz zu erleichtern.
  • Persönliche Mail-Adressen mit eigener Domain wirken für geschäftliche Korrespondenz seriöser, z.B. Hans.Mustermann@meinVerein.de statt MM78@gmx.de.
  • Wählen Sie den Empfänger mit bedacht. Schreiben Sie nur an die Personen, die die Informationen benötigen. Ein Klick daneben, und schon gerät Vertrauliches in falsche Hände!
  • Empfänger (To), Kopienempfänger (CC = Carbon Copy) und unsichtbarer Kopienempfänger (BCC = Blind Carbon Copy) sollten gezielt eingesetzt werden. Die Adressen im To- und CC-Feld sind für alle Empfänger sichtbar! Mit dem CC-Feld geben Sie etwas zur Kenntnis, ohne eine Reaktion zu erwarten. Der Empfänger sieht nicht, welche BCC-Empfänger eine Kopie erhalten.
  • Achten Sie auf eine korrekt eingestellte Reply-Adresse.
  • Ein aussagefähiger Betreff erleichtert die schnelle und korrekte Weiterverarbeitung. Ein Muss!
  • Anrede, Grußformel und Absendername sollten selbstverständlich sein. Wenn der Vorname fehlt, kann der Empfänger Sie ggf. nicht mit "Sehr geehrte Frau …" oder "Sehr geehrter Herr …" anreden.
  • Jede geschäftliche Mail muss die gleichen Pflichtangaben enthalten, wie ein gedruckter Geschäftsbrief, also z.B. Geschäftsführer und Handelsregistereintragung bei einer GmbH.
  • Ein standardisierter Abschluss jeder Mail (signature) kann sowohl Anschrift und Telefon, wie auch eine kurze (!) Botschaft enthalten. Für letzteres eignet sich z.B. ein aktuelles Angebot oder Spendenaufruf. Pauschale Hinweise zur Vertraulichkeit des Inhalts erübrigen sich in gewöhnlicher Geschäftskorrespondenz. Sie sind ggf. bei Erstkontakten in der Onlineberatung als Inhalt der Mail angebracht.
  • Die Formulierungen sind oft weniger förmlich, vergleichbar mit einem Telefongespräch, aber nicht plump vertraulich.
  • Abkürzungen und Emoticons bleiben weitgehend der privaten Kommunikation vorbehalten.
  • Eine E-Mail ist \„offen\“ wie eine Postkarte und kann auf allen Computern gelesen werden, die die Nachricht weiterleiten oder speichern. Bei besonders schützenswerten Informationen, z.B. Patientendaten oder Kennwörtern, sollte die E-Mail verschlüsselt werden. Treffen Sie hierfür rechtzeitig die notwendigen Absprachen und Installationen. Auch eine elektronische Signatur macht nur Sinn, wenn diese mit dem Empfänger vereinbart oder z.B. bei Rechnungen gesetzlich erforderlich ist.
  • Nicht alle Empfänger können HTML-, MIME- oder Flash-codierte Mails – z.B. mit unterschiedlichen Schriften und integrierten Bildern – lesen. Einfache und kurze Texte erreichen das Kommunikationsziel meist am besten. Dabei verzichten Sie am besten auf besondere Schriften und Großschreibung ganzer Wörter oder Sätze. Letzteres gilt im Netz als Schreien.
  • Der Brieftext sollte in der Regel in der Mail und nicht in einem (Word-)Anhang stehen. Er kann so schneller gelesen und bearbeitet werden, benötigt weniger Speicherplatz und transportiert keine Viren.
  • Umfangreiche Anhänge, z.B. Grafiken, Multimediadateien, längere Dokumente und Programme, sollten nur nach Absprache verschickt werden. Bei Serienmails sind Dokumentenformate vorzuziehen, die keine Viren übertragen und für die kostenlose Betrachter verbreitet sind, z.B. PDF.
  • Wenn Sie auf Webseiten verweisen, führen Sie einen korrekten Link an, den Sie bei Serienmail unbedingt vorher testen.
  • Unverlangte Werbung per Mail ist nicht zulässig und kann kostenpflichtig abgemahnt werden!
  • Der Absender ein Mail freut sich, wenn Sie schnell, in der Regel innerhalb von 24 Stunden, antworten. Sollte die Antwort länger brauchen, ist ein kurzer Hinweis per Mail gern gesehen.
  • Bei der Erwiderung einer Mail sollte nur der Teil in die Antwort übernommen werden, auf den unmittelbar Bezug genommen wird.
  • Höhere (oder niedrigere) Prioritäten von Mails sollten nur in seltenen Ausnahmefällen verwendet werden.
  • Verwenden Sie die Funktion "Empfangsbestätigung anfordern" nur bei geschlossenen Personenkreisen. Als Standardeinstellung ist sie unpassend.
  • Viele Viren verschicken sich an alle Adressen in Ihrem Telefonbuch. Besonders häufig sind wegen der Verbreitung und entsprechender Sicherheitspolitik Produkte von Microsoft betroffen. Um Ihren Kommunikationspartnern böse Überraschungen zu ersparen, sind ein laufend aktualisierter Virenscanner und genaue Beobachtung von Onlineaktivitäten des Rechners unerlässlich.
  • Wenn Sie eine Virenwarnung erhalten, schicken Sie diese nicht weiter! Immer wieder werden falsche Warnungen vor Viren verbreitet (sogenannter Hoax), die im schlimmsten Fall Anleitungen zum Löschen von Systemdateien enthalten.
  • Öffnen Sie keine (ausführbaren) Anhänge, deren Empfang nicht erwartet wird. Öffnen Sie Anhänge nur, wenn diese von einem aktuellen Virenscanner geprüft wurden. Verbieten Sie Ihrem Mailprogramm die automatische Ausführung von Skripten, die Darstellung von HTML und das Öffnen von Anhängen ohne Warnmeldung. Stellen Sie Ihr System so ein, dass alle Dateierweiterungen dargestellt werden, damit Sie ausführbare Dateien noch sicherer erkennen.

Autor
Dipl.-Kfm. Christian Koch
Geschäftsführer der socialnet GmbH und selbständiger Unternehmensberater für Nonprofit-Organisationen
Homepage www.npoconsult.de
E-Mail Mailformular


Zitiervorschlag
Christian Koch: Mail-Knigge. Veröffentlicht am 03.02.2002 in socialnet Materialien unter http://www.socialnet.de/materialien/79.php, Datum des Zugriffs 26.07.2017.


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