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Abrechnung mit den Kassen

Einsparpotentiale bei der externen Abrechnung heben

Edward Poniewaz

veröffentlicht am 11.06.2010

Zusammenfassung
Viele Pflegedienste rechnen über eine Factoring- bzw. Abrechnungsfirma mit den Kranken- und Pflegekassen ab. Obwohl durch die externe Abrechnung erhebliche Kosten entstehen, wird diese übliche Praxis selten hinterfragt.

Viele Pflegedienste rechnen über eine Factoring- bzw. Abrechnungsfirma mit den Kranken- und Pflegekassen ab. Es ist für sie oftmals langjähriger Standard und Teil ihrer täglichen Routine. Obwohl durch die externe Abrechnung erhebliche Kosten entstehen, wird diese übliche Praxis selten hinterfragt. Bei differenzierter Betrachtung kommt man für den eigenen Pflegedienst jedoch zu überraschenden Einsichten. Der folgende Beitrag erläutert, welche Gestaltungsformen des Factorings in den letzten Jahren in der Gesundheitswirtschaft an Bedeutung gewonnen haben und worauf man bei der externen Abrechnung achten sollte.

Der Hauptgrund für die Inanspruchnahme externer Abrechnungsfirmen ist nach wie vor die Finanzierungslücke, die viele Pflegedienste meistern müssen. Die Leistungsträger (Kranken-, Pflegekassen, Sozialämter) lassen sich nämlich angesichts knapper Kassen Zeit beim Bezahlen der Forderungen. Die Leistungserbringer der Sozial- und Gesundheitswirtschaft müssen teilweise bis zu 60 Tage auf ihr Geld warten.

Der Factoring-Kunde erhält durch den Verkauf seiner offenen Forderungen sofort Liquidität. Diese richtet sich nach der Umsatzhöhe und der Auszahlungsvereinbarung. In der Regel sehen die Vereinbarungen eine Sofortauszahlung und Auszahlungsquote zwischen 90% und 100% der verkauften Forderungen vor. Die restlichen 10% (Sicherheitseinbehalt) werden frei, sobald der Leistungsträger gezahlt hat. Der Factoring-Kunde wird damit so gestellt, als würden nahezu alle seine Kunden sofort und am gleichen Tag den Rechnungsbetrag überweisen.

Dienstleistungsfunktion der Abrechnungszentren

Ein zweiter Grund wird oft im Zusatzservice gesehen, den externe Abrechnungsfirmen erbringen.

Werbewirksam wird von den Abrechnungsunternehmen angeführt, dass die externe Vergabe der Rechnungsstellung zu Einsparungen bei den Verwaltungskosten führt.

Bei genauer Betrachtung ist es fraglich, ob die versprochenen Einspareffekte eintreten. Um dies zu beurteilen, ist zunächst eine kurze Beschreibung des Ablaufes notwendig, wie man ihn in der Praxis häufig vorfindet:

Die Grundinformationen für die Rechnungsstellung sind oftmals schon beim Pflegedienst als Datensatz in seiner EDV im Rahmen der Angebotserstellung oder Kalkulation vorhanden. Bei der Rechnungserstellung werden diese Informationen automatisch übernommen. Diese Rechnung wird anschließend mit ergänzenden Unterlagen zur Abrechnungsfirma versandt. Diese schreibt entweder die Rechnung erneut oder heftet ein Deckblatt mit einem Abtretungsvermerk auf die schon vorhandene Rechnung des Kunden. Anschließend erfolgt der Versand mit einer neuen Rechnungsnummer, die das Factoringinstitut vergeben hat, zu den Leistungsträgern. Weiterhin überwacht das Factoringinstitut den Zahlungseingang und mahnt die Leistungsträger bei Zahlungsverzug an. Nach Zahlungseingang wird der offene Posten ausgebucht. Falls trotz Mahnung kein Zahlungseingang festgestellt wird, weil die Leistung bzw. Rechnung fehlerbehaftet ist, erfolgt die Rückgabe der Rechnung (Rückläufer) an den Kunden.

Bei der oben beschriebenen Vorgehensweise sind folgende Punkte besonders zu beachten:

  1. Die Abrechnungsfirma bzw. das Factoringinstitut kann nicht inhaltlich mahnen. Es kann nur formal Mahnschreiben erstellen und diese dem Leistungsträger zustellen. Mit Reklamationen und Korrekturen muss sich der Factoringkunde nach wie vor auseinandersetzen. Der inhaltliche Widerspruch des Leistungsträgers wird dem Factoringinstitut zugestellt. Um diesen Widerspruch zu klären, leitet das Factoringinstitut diesen, mit der Bitte um inhaltliche Klärung, an den Kunden weiter. Durch dieses Dreiecksverhältnis (Kunde – Factoringinstitut – Leistungsträger) entstehen bei einem Widerspruch durch den Abnehmer zeitliche Verzögerungen. In der Praxis hört man oft, dass dadurch Verzögerungen von drei bis fünf Wochen eintreten.
  2. Wer kontrolliert das Factoringinstitut? Das Factoringinstitut muss wie ein Debitor vom Factoringkunden geführt und kontrolliert werden. Konkret bedeutet dies, dass jede verkaufte Leistung in der Leistungsabrechnung und in der Buchhaltung geführt werden muss. Außerdem muss auch der Zahlungseingang für die verkauften Leistungen und die entsprechenden Abzüge (Rückläufer, Widerspruch) kontrolliert werden. Wer einfach nur die Leistungsnachweise zum Factoringinstitut schickt und glaubt, ab jetzt hat er Ruhe, der wird spätestens nach zwei Monaten bemerken, dass er sich nicht von Rückläufern, Korrekturen und einer Kontrolle freikaufen kann.
  3. Sonderleistungen wie beispielsweise Umsatzstatistiken und Auswertungen nach der PBV, die oft von den Factoringinstituten als Zusatzleistung verkauft werden, kann der Kunde in der Regel mit seiner eigenen Software per Knopfdruck erstellen, da die relevanten Daten in der EDV des Kunden gespeichert sind. Somit stehen ihm diverse Statistiken zeitnäher zur Verfügung.
  4. Auch der Datenträgeraustausch (DTA) nach § 302 SGB V und nach § 105 SGB XI wird von den Abrechnungszentren als Verkaufsargument verwendet. Wer aber als Factoringkunde eine Softwarelösung einsetzt, hat in der Regel auch die Möglichkeit den DTA mit den Leistungsträgern direkt durchzuführen. Wenn man einmalig einige Parameter für den DTA zusätzlich erfasst hat, stellt der DTA normalerweise kein Problem dar. Die Anfangs- bzw. Anlaufschwierigkeiten sind inzwischen behoben und das Verfahren läuft stabil.

Bei näherer Betrachtung verliert die oftmals werbewirksam angeführte Dienstleistungsfunktion der Abrechnungszentren an Schlagkraft als Argument für den Einsatz von Factoring.

Ausfallrisiko

Ein weiteres Argument der Factoringinstitute beschäftigt sich mit der Übernahme des Ausfallrisikos.

Factoring bietet mit der Übernahme des Delkredere (Ausfallrisiko) einen Schutz, den eine normale Finanzierung nicht bietet. Mit dem Forderungsankauf hat das Factoringinstitut das volle Ausfallrisiko übernommen, sofern es sich um echtes Factoring handelt. Diese Versicherungsfunktion tritt nur für den Fall der Zahlungsunfähigkeit des Leistungsträgers ein. Das Factoringinstitut muss die Forderung gerichtlich geltend machen, sofern sie rechtlich Bestand hat. Für den rechtlichen Bestand der Forderung steht der Factoringkunde gerade. In der Praxis bedeutet dies: Nur wenn die Leistung vertragsgerecht (einwandfrei, zeitgerecht und auftragsgemäß) vom Factoringkunden erbracht worden ist, trägt das Factoringinstitut das Ausfallrisiko.

Ein Insolvenzrisiko für die Leistungsträger in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft (Krankenkassen, Pflegekassen, Rentenversicherungsträger, Sozialämter) ist sehr gering bzw. kann nahezu ausgeschlossen werden. Insofern spielt die Versicherungsfunktion beim Factoring für die Leistungserbringer eine untergeordnete Rolle. Im Falle der Rechnungen an Privatpersonen und Zuzahlungen für Leistungen kann eine Insolvenz (Privatinsolvenz) eher vorkommen. Der Ankauf dieser Rechnungen wird aber oftmals von den Factoringinstituten ausgeschlossen bzw. ist mit höheren Gebühren verbunden.

Oftmals wird aber generell von den Abrechnungszentren vertraglich eine Rückgabe nach einem bestimmten Termin vereinbart, so dass de facto kein Ausfallrisiko übernommen wird.

Datenschutzbestimmungen

Weiterhin sind auch Datenschutzbestimmungen in der Zusammenarbeit mit Abrechnungsfirmen zu beachten. In der Regel erstellen die klassischen Abrechnungszentren in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft die Rechnungen für ihre Kunden und finanzieren diese vor.Dabei sind sie auf die Weitergabe der Leistungsnachweise und Verordnungen angewiesen. Damit werden Details der Leistungserbringung und unter Umständen auch die Dokumentation an einen externen Dienstleister weitergegeben. In diesen Fällen ist die Einwilligung der Patienten bzw. Pflegebedürftigen in schriftlicher Form für die Weitergabe einzuholen. Anderenfalls kann nach § 203 Abs. 1 StGB der unbefugte Verrat eines zum persönlichen Bereich gehörenden Geheimnisses vorliegen (siehe auch OLG Hamm, Urteil vom 17.11.2006, Az.: 19 U 81/06). Es ist den Pflegediensten also dringend zu empfehlen, die Zustimmung der Patienten und Pflegebedürftigen einzuholen.

Entscheidungshilfe bei der Auswahl eines Factoringanbieters

Vor Abschluss eines Factoringvertrages sollten die Kosten und der Nutzen sorgfältig verglichen werden. Zunächst sind alle drei Grundfunktionen des Factorings (Finanzierungs-, Dienstleistungs- und Versicherungsfunktion) in die Überlegungen mit einzubeziehen. Welche Grundfunktionen sind vorteilhaft und in welcher Ausgestaltung? Diese Überlegungen und Berechnungen sind individuell und insbesondere von der Unternehmensgröße und den Organisationsstrukturen des Unternehmens abhängig. Grundsätzlich eignet sich Factoring besonders für schnell wachsende Unternehmen, die einen erhöhten Liquiditätsbedarf haben.

Die Zusammenarbeit zwischen dem Factoringinstitut und dem Kunden regelt ein Vertrag. Vor Vertragsabschluss sind mindestens folgende Punkte zu prüfen bzw. sollten mit anderen Anbietern verglichen werden. Die folgende Checkliste soll einen Überblick vermitteln:

  1. Seriosität und Branchenkenntnis des Factoringinstituts
  2. Laufzeit bzw. Kündigungsfrist (Mindestvertragslaufzeit) Vertragsmindestlaufzeiten von 6 bzw. 12 Monaten sind zu lang. Hier sollte der Factoringkunde auf eine Reduzierung der Laufzeit bestehen.
  3. Die Höhe der Auszahlung sollte bei 100% liegen. Falls das Factoringinstitut eine geringere Quote auszahlt, sollte auch die Finanzierungsgebühr reduziert werden. Bei einer Auszahlung von 90% sollte auch die Factoring- bzw. Finanzierungsgebühr um 10% reduziert werden.
  4. Ab wann und wie erfolgt die Auszahlung. Factoringkunden sollten auf eine Auszahlung per Überweisung bestehen. Manche Institute bieten immer noch die Check-Variante an, die deutliche Nachteile für den Factoringkunden hat.
  5. Konditionsvergleich Viele Abrechnungszentren erheben Nebengebühren, wie beispielsweise Grundfinanzierung, Vorfinanzierung, Auswertungsgebühren, Postengebühren, Gebühren für Schnittstellen, etc. Für einen Vergleich müssen diese Positionen addiert werden und soweit wie möglich in einem Gebührensatz zusammengefasst werden. Nur wenige Institute bieten eine Factoringgebühr an, die alle Kosten für den Kunden beinhaltet, und sind damit direkt vergleichbar.
  6. Wie ist die technische Umsetzung des laufenden Geschäfts geregelt? Der Factoringkunde sollte jederzeit den Status einer Rechnung (Internetportal) einsehen können. Doppelarbeiten sollten weitgehend vermieden werden.
  7. Software-Schnittstellen (Datev), automatischer Ausgleich der offenen Posten

Fazit

Die bestehende und sich teilweise verschlechternde Zahlungspraxis der Kranken- und Pflegekassen, Kommunen und anderer öffentlicher Leistungsträger führt in der Regel dazu, dass es immer wieder bei den Leistungserbringern zu Liquiditätsschwierigkeiten kommt bzw. weiteres Wachstum nicht zu finanzieren ist. Auch die Kreditvergabepraxis der Banken führt bei vielen Einrichtungen zu Finanzierungsengpässen. Insbesondere viele kleine und mittlere Einrichtungen, die nicht über eine ausgezeichnete Bonität verfügen, sind von dieser Entwicklung betroffen.

Wer sich für Factoring entscheidet, sollte bei der Auswahl des Partners sehr sorgfältig vorgehen. Nicht alle Angebote passen zu Unternehmen aus dem Bereich der Gesundheitswirtschaft. Oftmals müssen Leistungen im Paket abgenommen werden, die in der Praxis nicht notwendig bzw. überflüssig sind.

Seit Jahren gewinnen im Factoringbereich moderne onlinegestützte Verfahren erhebliche Marktanteile hinzu, die den Verwaltungsaufwand für die Pflegedienste und Abrechnungszentren reduzieren. Der Trend, die Abrechnung über Schnittstellen zu gestalten, gewinnt zunehmend an Dynamik und führt zu erheblichen Kosteneinsparungen bei den Pflegediensten gegenüber der klassischen Factoring-Variante.

Vor diesem Hintergrund gewinnt Factoring als Umsatzfinanzierung zunehmend an Bedeutung und stellt eine interessante Alternative zur klassischen Bankenfinanzierung dar.


Autor
Edward Poniewaz
Diplom-Betriebswirt, Geschäftsführer der BFS Service GmbH
Website www.bfs-service.de
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Zitiervorschlag
Edward Poniewaz: Abrechnung mit den Kassen. Einsparpotentiale bei der externen Abrechnung heben. Veröffentlicht am 11.06.2010 in socialnet Materialien unter https://www.socialnet.de/materialien/96.php, Datum des Zugriffs 25.09.2021.


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