socialnet - Das Netz für die Sozialwirtschaft

Rositta Beck-Rappen: Büro-Effizienz

Cover Rositta Beck-Rappen: Büro-Effizienz. 46 Fragen und Antworten zur Strukturierung des Arbeitsplatzes und zu einem geordneten Berufsleben. Junfermann Verlag GmbH (Paderborn) 2012. 79 Seiten. ISBN 978-3-87387-870-9. D: 9,95 EUR, A: 10,30 EUR.

Reihe: Soft skills kompakt - Band 15. Reihe: Kommunikation - Büroorganisation.
Recherche bei DNB KVK GVK

Besprochenes Werk kaufen
über socialnet Buchversand


Thema

Erklärtes Ziel des Buches ist es, die LeserInnen dabei zu unterstützen, ihre Arbeitsumgebung und den Arbeitsalltag dergestalt neu zu organisieren, dass diese effektiver und zeitsparender organisiert werden können. Dabei werden die erforderlichen Prozesse als 7-Tag-Plan strukturiert, mit dessen Hilfe die Lesenden nach und nach Schreibtisch, Ablage etc. in den Griff bekommen bzw. neu ausrichten sollen.

Autorin

Die Autorin ist Organisations- bzw. Unternehmensberaterin mit Schwerpunkt Effizienz in der Arbeits- und Büroorganisation

Aufbau und Inhalt

Das Buch umfasst neben der Einleitung zehn kompakte Kapitel (insgesamt 80 Seiten), orientiert an einem 7-Tage-Programm, das zu mehr Effizienz und einer Neustrukturierung des Arbeitsplatzes beitragen soll:

  • 1. Tag – Stimmt mein Arbeitsplatz-Ambiente?
  • 2. Tag – Welche Grundregeln unterstützen meine Arbeitsplatz-Organisation?
  • 3. Tag – Papierunterlegen schenller finden – Wie geht das?
  • 4. Tag – Aufgaben, Gedanken, und überall Zettel, wie behalte ich den Überblick?
  • 5. Tag – Tages-, Wochen- und Monatsplanung, was ist sinnvoll?
  • 6. Tag – Wie erhalte ich mir einen aufgeräumten Schreibtisch?
  • 7. Tag – Bermudadreieck PC – ein für andere unsichtbares Chaos?
  • 8. Tag – Wie werde ich schneller und wie läßt sich Zeit sparen?
  • 9. Tag – Wie gehe ich mit den ständigen Unterbrechungen um?
  • 10. Tag – Wie kann ich kontinuierlich effizienter werden?

Die zehn Kapitel sind übersichtlich strukturiert, klar aufgebaut, praxisnah formuliert, motivierend gestaltet, z. B. mit dem Hinweis, sich bei Teilerfolgen zu belohnen etc., ohne das bedeutsame Rahmenbedingungen aus dem Blick geraten, Aufbewahrungspflichten etwa.

Gut ist die enge Verknüpfung von nicht-PC-basierten Arbeitsgängen und PC-bezogenen, also z. B. ein Vorschlag für ein paralleles Datenablagesystem für digitale und „reale“ Daten und Vorgängen.

Jeweils am Ende eines jeden (Tages-)Kapitels stehen summarische Fragen, die auf die entscheidenenden Aufgaben hinweisen, aber auch erste Erfolgserlebnisse vermitteln, wenn die Aufgaben denn erfolgreich bearbeitet wurden.

Exemplarisch seien hier zwei Kapitel näher beschrieben:

6. Tag Wie erhalte ich mir einen aufgeräumten Schreibtisch

Das kennt jede/r – entweder vom Erleben auf dem eigenen Schreibtisch oder bei anderen KollegInnen – Stapel, von denen der/die Betroffene felsenfest überzeugt ist, dass er/sie ganz genau weiß, was sich in jedem einzelnen verberge und dass die Stapel definitiv beseitigt würden, wenn man nur mal zwei oder drei Tage am Stück Zeit dazu habe… Hier setzt die Autorin mit ihrem Programm für den „6. Tag“ an: So empfiehlt sie, den Schreibtisch in vier Zonen einzuteilen:

  • Zone 1: Griffbereich
  • Zone 2: Reichbereich
  • Zone 3: Streckbereich
  • Zone 4 Holbereich.

Die Autorin erkennt durchaus den Sinn eines (Lese-)Stapels (Seite 13f), empfiehlt aber, dass es nur einen geben darf (örtlich fest gelegt und von der Stapelhöhe her begrenzt), ein sicherlich empfehlenswerter Kompromiss zwischen Effizienz und innerem Stapeltrieb. Im Bestreben um den Erhalt eines freien Schreibtisches verweist sie auf die Einmal-Technik: alle Informationen, also Emails, Schriftstücke etc.) werden nur einmal in die Hand genommen bzw. ins Auge gefasst und unter folgender Entscheidungsfolie betrachtet:

  • Kann die Information weggeworfen oder gelöscht werden?
  • Kann die Information weitergeleitet oder delegiert werden?
  • Gehört diese Information in die Ablage?
  • Wie lange dauert die Erledigung?

Darüber hinaus macht die Autorin deutlich, dass Säuberungs- und Optimierungsaktionen nicht nur Störungen im Arbeitsalltag vermeiden helfen, sondern auch noch ästhetische Implikationen haben.

7. Tag Bermudadreieck PC, ein für andere unsichtbares Chaos?

Viele Menschen verbringen jeden Tag viel Zeit mit dem Suchen, entweder einer bestimmten Papierunterlage oder einer Datei, die ganz sicher gestern unter genau dieser Bezeichnung an genau diesem Speicherort lag und nun – unerklärlicherweise – nicht mehr auffindbar ist… Hier empfiehlt die Autorin eine konkrete Vorgehensweise (Gründung einer kleinen Projektgruppe, Einbeziehung der KollegInnen, evt. Einbeziehung externen Knowhows) und exemplarisch auch einen ganz konkreten PC-Ablageplan zur ersten Orientierung. Sie gibt detaillierte Empfehlungen zur Datei-Benennung (z. B. das in Deutschland unbeliebte, aber dennoch effiziente amerikanische Dateibennenungssystem), aber auch Hinweise darauf, dass z. B. jahresübergreifenden Dateien ein Unterstrich vorangestellt werden soll etc. Sie schlägt ein Archivierungssystem für bisher genutzte digitale Ordner und Dateien vor und ein Verfahren, wie ab sofort und en passent ein neues System eingeführt werden kann.

Diskussion

Gut ist die enge Verknüpfung von nicht-PC-basierten Arbeitsgängen und PC-bezogenen, also z. B. ein Vorschlag für ein paralleles Datenablagesystem für digitale und „reale“ Daten und Vorgängen.

Die Vorschläge im Computerbereich richten sich vor allem an PC-NutzerInnen. Für Macbook-NutzerInnen bedeutet das immer einiges an zusätzlichem Recherche- und Übertragungsaufwand, der sich aber problemlos bewältigen lässt.

Der eine oder andere Vorschlag fordert den/die LeserIn durchaus heraus: so z. B. der Vorschlag, doch an der Bürotür eine kleines Türschild mit beweglichen Zeigern zu befestigen, mit Hilfe dessen man KollegInnen und ChefInnen signalisieren kann, dass man jetzt in einer „stillen Stunde“ seine Arbeitsaufgaben in aller Ruhe abarbeiten will und wann man wieder zur Verfügung steht. Ich kann mir den einen oder anderen beruflichen Kontext vorstellen, indem so eine Idee – trotz der empfohlenen Gespräche im Vorfeld – für etwas Turbulenzen sorgt…

Fazit

Für viele Alltagsprobleme im täglichen Bürochaos bietet die Autorin hilfreiche Anregungen und Tipps. Grundsätzlich positiv zu erwähnen sind die zahlreichen Vorlagen, die die Autorin auf ihrer eigenen Homepage – ergänzend zum Buch – zum Download bereitstellt. Etwas umständlich – aber quasi „naturgemäß“ ist die Eingabe der doch recht langen dementsprechenden URL. Im parallel erscheinenden ebook (stand der Rezensentin nicht zur Verfügung) lässt sich das möglicherweise über einen Klick/Hyperlink im PDF einfacher lösen.

Ansonsten ein empfehlenswertes Büchlein, das in knapper, kompakter Form viele gute Anregungen präsentiert.


Rezensentin
Elisabeth Vanderheiden
Pädagogin, Germanistin, Mediatorin; Geschäftsführerin der Katholischen Erwachsenenbildung Rheinland-Pfalz, Leitung zahlreicher Projekte im Kontext von beruflicher Qualifizierung, allgemeiner und politischer Bildung; Herausgeberin zahlreicher Publikationen zu Gender-Fragen und Qualifizierung pädagogischen Personals, Medienpädagogik und aktuellen Themen der allgemeinen berufliche und politischen Bildung
E-Mail Mailformular


Alle 143 Rezensionen von Elisabeth Vanderheiden anzeigen.

Besprochenes Werk kaufen
Sie fördern den Rezensionsdienst, wenn Sie diesen Titel – in Deutschland versandkostenfrei – über den socialnet Buchversand bestellen.


Zitiervorschlag
Elisabeth Vanderheiden. Rezension vom 16.08.2012 zu: Rositta Beck-Rappen: Büro-Effizienz. 46 Fragen und Antworten zur Strukturierung des Arbeitsplatzes und zu einem geordneten Berufsleben. Junfermann Verlag GmbH (Paderborn) 2012. ISBN 978-3-87387-870-9. In: socialnet Rezensionen, ISSN 2190-9245, https://www.socialnet.de/rezensionen/13779.php, Datum des Zugriffs 19.09.2019.


Urheberrecht
Diese Rezension ist, wie alle anderen Inhalte bei socialnet, urheberrechtlich geschützt. Falls Sie Interesse an einer Nutzung haben, treffen Sie bitte vorher eine Vereinbarung mit uns. Gerne steht Ihnen die Redaktion der Rezensionen für weitere Fragen und Absprachen zur Verfügung.


socialnet Rezensionen durch Spenden unterstützen
Sie finden diese und andere Rezensionen für Ihre Arbeit hilfreich? Dann helfen Sie uns bitte mit einer Spende, die socialnet Rezensionen weiter auszubauen: Spenden Sie steuerlich absetzbar an unseren Partner Förderverein Fachinformation Sozialwesen e.V. mit dem Stichwort Rezensionen!

Zur Rezensionsübersicht

Hilfe & Kontakt Details
Hinweise für

Bitte lesen Sie die Hinweise, bevor Sie Kontakt zur Redaktion der Rezensionen aufnehmen.
rezensionen@socialnet.de

ISSN 2190-9245

Newsletter bestellen

Immer über neue Rezensionen informiert.

Newsletter

Über 13.000 Fach- und Führungskräfte informieren sich monatlich mit unserem kostenlosen Newsletter über Entwicklungen in der Sozialwirtschaft.

Gehören Sie auch schon dazu?

Jetzt kostenlosen Newsletter abonnieren!

socialnet optimal nutzen!

Recherchieren

  • Rezensionen liefern den Überblick über die aktuelle fachliche Entwicklung
  • Materialien bieten kostenlosen Zugang zu aktuellen Fachpublikationen
  • Lexikon für die schnelle Orientierung und als Start für eine vertiefende Recherche
  • Sozial.de für tagesaktuelle Meldungen

Publizieren

  • wissenschaftliche Arbeiten
  • Studien
  • Fachaufsätze

erreichen als socialnet Materialien schnell und kostengünstig ihr Publikum

Stellen besetzen
durch Anzeigen im socialnet Stellenmarkt

  • der Branchenstellenmarkt für das Sozial- und Gesundheitswesen
  • präsent auf führenden Fachportalen
  • schnelle und preiswerte Schaltung
  • redaktionelle Betreuung