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Giso Schütz (Hrsg.): Shared Services

Cover Giso Schütz (Hrsg.): Shared Services. Kooperative kommunale Aufgabenerfüllung. Kommunal- und Schul-Verlag GmbH & Co. KG (Wiesbaden) 2012. 133 Seiten. ISBN 978-3-8293-1026-0. D: 19,80 EUR, A: 20,40 EUR.

Reihe: Verwaltungspraxis.
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Thema

Shared Services sind die gebündelte, kooperative Aufgabenerfüllung mehrerer Organisationseinheiten. Durch Spezialisierung werden in einem Netzwerk von Leistungserstellern dabei wirtschaftliche Vorteile erwartet. Wenn gleichartige Prozesse – z.B. Querschnittsaufgaben wie Buchhaltung, Gebäudemanagement oder Personalverwaltung – von einer Stelle für mehrere Nutzer angeboten werden, sind Kostensenkungen und Qualitätssteigerungen wahrscheinlich. Die anbietende Stelle wird nach der Übernahme geeigneter Prozesse in der Regel als Shared Service Center bezeichnet und soll mit ihren Abnehmern wie mit organisationsexternen Kunden umgehen. Während beim Outsourcing externe Partner marktvermittelt mit einer Dienstleistung beauftragt werden, bleibt der „Markt“ beim Shared Service Center also in den Grenzen der Organisation.

Gerade auf der kommunalen Ebene verspricht dieser Gestaltungsvorschlag erhebliches Potential: Im föderalen Staatsgefüge werden viele öffentliche Aufgaben auf der kommunalen Ebene erfüllt, dort kann ihre Ausführung beeinflusst werden. Freiwillig die Ausführungsbedingungen aushandeln zu können ist ein Anreiz, die Suche gemeinsamer Lösungen zu beginnen bevor äußere Umstände einen Weg vorzeichnen. Viele Kommunen haben außerdem Erfahrung in der Zusammenarbeit. Da die Zusammenarbeit auch als Alternative zur Änderung der Grenzen von Gebietskörperschaften gesehen wird, wird sie von einzelnen Bundesländern gefördert.

Die Suche eines Optimums im Spannungsfeld zwischen zentralem und dezentralem Organisieren ist ein typisches betriebswirtschaftliches Problem. Als erstes kommen für solche Organisationsvorschläge unterstützende Prozesse in Frage, ohne sich aber auf sie zu beschränken. Im öffentlichen Bereich muss mehr als für die interkommunale Zusammenarbeit in klar beschriebenen Aufgabenbereichen bei Shared Services über einzelne – ggf. strategisch relevante – Verwaltungsprozesse nachgedacht werden. Weiter sind beim Aufbau eines Service Centers der Verwaltung regionale Identitäten und politische Befindlichkeiten zu berücksichtigen: Bürgernähe trotz Standardisierung sowie angemessene Einfluss- und Kontrollmöglichkeiten müssen gewährleistet werden. Wichtig ist also, dass der dezentralen Dienstleister zum Nutzen des gemeinsamen Zwecks gesteuert werden kann.

In entsprechenden Praxisberichten sollte deutlich werden, wie das Spannungsfeld zwischen zentralem und dezentralem Organisieren zum Vorteil wird: Wie können Bürger und Politiker von diesem Vorschlag überzeugt werden, welche Bereiche sind zur Umsetzung geeignet und was für Instrumente stehen für die Umsetzung zur Verfügung.

Herausgeber, Autorinnen und Autoren

Giso Schütz ist Vizepräsident des Bundesverwaltungsamts a.D. und Leiter des Arbeitskreises „Shared Services in Wirtschaft und Verwaltung“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV).

Die 16 Autoren sind Mitglieder dieses Arbeitskreises und berichten in dem Sammelband über ihre praktischen Erfahrungen mit Shared Services.

Entstehungshintergrund

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung befasst sich mit der Optimierung von Dienstleistungstätigkeiten in Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung. Im Austausch zwischen Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung entstehen Vorschläge zur Vereinfachung generischer Betriebsabläufe. Einer von sechs Fachausschüsse befasst sich in mehreren Arbeitskreisen mit Verwaltungsmanagement und -modernisierung.

Aufbau

Das Thema wird in dem Sammelband in vier Abschnitte eingeteilt bearbeitet.

  1. Nach einem Vorwort befasst sich der erste Teil mit einer kurzen, sektorübergreifenden Einordnung der Shared Services als Modernisierungsansatz.
  2. Im umfangreichen zweiten Teil (Seiten 14 bis 98) werde die mit Shared Services gesammelten Erfahrungen berichtet: Für das Buch zusammengetragen worden sind Beispiele verschiedener Verwaltungsebenen, Regionen und Aufgaben.
  3. Der dritte Abschnitt fasst mit zwei Beiträgen die Erkenntnisse der Praxisfälle zusammen.
  4. Abschließend widmet sich der vierte Teil insb. den rechtlichen Entwicklungsperspektiven, um Shared Services zur Option der kommunalen Aufgabenerfüllung werden zu lassen.

In das durchgängige Inhaltsverzeichnis sind darüber hinaus ein Abkürzungs- und ein Stichwortverzeichnis eingegliedert.

Inhalt

In ihrem einleitenden Beitrag befassen sich Schütz / Pfisterer mit den Rahmenbedingungen von Shared Services zur öffentlichen Aufgabenerfüllung. Shared Services sind demnach keine unreflektierte Übertragung einer Idee der Privatwirtschaft: Auch im öffentlichen Sektor wird zwischen zentraler und dezentraler Organisation abgewogen. Die Autoren sehen allerdings auf kommunaler Ebene mehr Kooperationen in fachlicher Verantwortung als bei anderen Verwaltungsebenen, wo Shared Services meist auf die internen Dienstleistungen beschränkt bleiben.

Die Praxisberichte des zweiten Teils beginnt Bünzow mit dem Projekt Dienstleistungszentren verschiedener Bundesbehörden, das den Aufbau unterstützender Shared Services vorbereitet hat.

Lang ergänzt diesen Bericht durch das Beispiel der zentralen Rechnungsbearbeitung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Inneren. Bereits mit diesem Beispiel wird deutlich, dass die geplanten Leistungen auf deutlichen Bedarf im Organisationsverbund treffen müssen.

Spandau befasst sich mit einem Förderprogramm, das das Land Hessen zur gemeinsamen Aufgabenerfüllung von Kommunen geschaffen hat. Anlass war die zusammen mit den kommunalen Spitzenverbänden vertretene Auffassung, dass große Teile der Verwaltung gemeinsam bewältigt werden können. Neben möglichen Rechtsformen für eine Zusammenarbeit wird die Einbindung des kommunalen Ehrenamts bei der Entwicklung eines Shared Services thematisiert.

Wie unterschiedlich in einer Region verschiedene Handlungsfelder als Shared Service erfüllt werden, berichtet Heinrich für Ostwestfalen-Lippe u.a. für die Bereiche Personal, Beschaffung, Bauhhöfe und Leitstellen.

Auch in der Metropolregion Rhein-Neckar nutzen 156 kommunale Gebietskörperschaften die Chancen elektronischer Vernutzung und arbeiten bei Vergabe öffentlicher Aufträge und einheitlicher Behördenrufnummer zusammen, wie Brockmann / Köstler erläutern.

Grömig gibt einen begründeten Überblick über die für eine Zusammenarbeit von kommunalen Verwaltungen geeigneten Aufgabenbereiche und mögliche Organisationsstrukturen.

Am Beispiel von Bauhöfen zeigt Deckert wie Leistungsspektrum und Aufbauorganisation einer kooperativ zu erfüllenden Aufgabe erarbeitet und welche Vorteile danach erwarten werden können.

Ähnlich benennt Fellrath am Beispiel eines Shared Services zur Unerstützung von Kindertagsstätten, wie auf dem Weg zu einer erfolgreichen Kooperation Herausforderungen bewältigt werden.

Zusammenfassend werden die Erfahrungen der Fallbeispiele in zwei Beiträgen im dritten Abschnitt verarbeitet. Wie die Überschrift „Situationsanalyse, Zielbildung, Machbarkeit“ andeutet, ist für Schwarz bei der Einführung eines Shared Service Center wichtig, sich mit den Fragen „wo stehen wir“, „wo wollen wir hin“ und „wie können wir das umsetzen“ zu befassen. Um die Machbarkeit im Detail zu erörtern, wird u.a. auf eine Heuristik von IBM zurückgegriffen und auf die präsentierten Fälle angewendet.

Was dem Erfolg dient und welche Hindernisse bei einer Kooperation zu erwarten sind, systematisieren Edel / Rabe / Seidel entlang der Phasen Initiierung, Implementierung und Stabilisierung. Einerseits wird dabei das Management der Veränderung hervorgehoben, anderseits auf operative Fragen verwiesen: dazu werden Service Level Agreements geschlossen.

Im letzten Abschnitt erwähnen Schwarting / Pfisterer nochmals die unterschiedlichen Erscheinungsformen der Shared Services und erinnern an die funktionierenden Beispiele aus regionaler Perspektive. Entwicklungsbedarf sehen die Autoren insb. bei den rechtlichen Rahmenbedingungen der gemeinsamen Aufgabenerledigung.

Diskussion

Der Sammelband unterstreicht durch seine Beispiele, dass Aufgaben im Verwaltungsvollzug kooperativ bewältigt werden können. Der mit diesem Text schnell vermittelte Überblick kann helfen, erste Schritte auf dem Weg zu einem Shared Service Center zu gehen. Gerade die zusammenfassenden Beiträge im dritten Abschnitt profitieren von den stellenweise konkret benannten Hindernissen. Es dominiert weder die Betrachtung der Fälle nach Projektphasen noch nach Aufgabenbereichen, zur Orientierung hätten jedoch besonderes gut kooperativ zu erfüllende Aufgaben stärker herausgestellt werden können. Auch wie Shared Services und Electronic Government voneinander profitieren können, wird nicht immer zusammen bedacht.

Zwar wird deutlich, dass Shared Services nicht nur der Unterstützung der politischen Ebene bedürfen, aber jenseits vermuteter Qualitätssteigerungen oder selten quantifizierter Einsparungen wird kaum ausgeführt, wie diese Unterstützung gewonnnen werden kann. Wie Politiker überzeugt, betroffene Mitarbeiter motiviert und Nutzen für den Bürger identifiziert werden sollen, bleibt dem eigenen Fall überlassen. Die Verknüpfung von Strategie und Auswahl einer kooperativ zu erfüllenden Aufgabe sollte vertieft werden; konkrete Vorschläge zur operativen Ausgestaltung der kooperativen Steuerung über mehrere Verwaltungen und Organisationen hinweg fehlen.

Durch das nicht klar in die Beiträge der verschiedenen Autoren unterteilte Inhaltsverzeichnis ist der Zugriff auf die einzelnen Darstellungen erschwert.

Fazit

Das Buch ist für interessierte Kommunen eine gute Orientierung, weniger ein Leitfaden zur Umsetzung. Für Praktiker sind die gesammelten Beiträge als Inspiration und nicht als Referenzmodell zu verstehen: mehr als Ideen können aus der Privatwirtschaft nicht übernommen werden. Im Verlauf wird zwar auf betriebswirtschaftliche und verwaltungswissenschaftliche Anknüpfungspunkte verwiesen, reflektiert werden aber nur die rechtlichen Rahmenbedingungen von Shared Services. Unbestritten bieten gerade auf der kommunalen Ebene Shared Services erhebliches Gestaltungspotential: Damit ist allerdings die Spürbarkeit dieses Reformvorschlags bei den Bürgern hoch und sollte von der Politik getragen und begleitet werden. Mit dem Wissen um typische Herausforderungen sollten dann in den unterschiedlichen Projektphasen Schritt für Schritt die Anpassungen an den öffentlichen Kontext vorgenommen werden, ohne dass die Verwaltung bei Managemententscheidungen eingeschränkt wird.


Rezensent
Prof. Dr. Elmar Hinz
Dipl.-Kfm.
Professor für Verwaltungswissenschaften an der FH Nordhausen
Homepage www.hs-nordhausen.de/studium/wiso/lehrpersonal/prof ...
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Zitiervorschlag
Elmar Hinz. Rezension vom 13.05.2013 zu: Giso Schütz (Hrsg.): Shared Services. Kooperative kommunale Aufgabenerfüllung. Kommunal- und Schul-Verlag GmbH & Co. KG (Wiesbaden) 2012. ISBN 978-3-8293-1026-0. In: socialnet Rezensionen, ISSN 2190-9245, https://www.socialnet.de/rezensionen/14517.php, Datum des Zugriffs 12.11.2019.


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