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Manfred Brandstätter: Das Handbuch für agiles Prozessmanagement

Cover Manfred Brandstätter: Das Handbuch für agiles Prozessmanagement. Mit Scribble Prozesse und Organisationen zukunftsfähig gestalten. Hanser Verlag (München) 2021. 202 Seiten. ISBN 978-3-446-46743-9. D: 39,99 EUR, A: 41,20 EUR.
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Der Autor

Manfred Brandstätter ist Agile Coach, Wirtschaftstrainer und Hochschuldozent; er unterstützt Organisationen bei der Entfaltung der Potenziale der Führungskräfte und MitarbeiterInnen insbesondere bei der Fähigkeit zur Selbstorganisation. Er ist Autor verschiedener Publikationen mit dem Schwerpunkt der Selbstwirksamkeit.

Thema und Zielsetzung

Das Buch fokussiert jene Aspekte, die sich in den letzten Jahren als zentral für die Organisationsentwicklung herauskristallisierten: Die Qualität der Zusammenarbeit, die Ablauforganisation bzw. die Unternehmensprozesse, die Entscheidungsstrukturen und ihre Rollen in Mitarbeiterschaft und Führung. Scribble versteht sich als Methodensammlung, die das Buch vorstellen will. Downloads ergänzen diese Bemühungen auf der Website des Buches.

Inhaltlicher Überblick

Einleitend geht‘s vom permanenten Anpassen einer Organisation aus mit der Feststellung, dass Prozesse der alles entscheidende Faktor einer Organisation geworden sind. Dazu wird „Scribble“ als Methodensammlung angeboten. Scribble ist laut Autor und Herausgeber eine einfache und adaptive Methodensammlung zur Prozessgestaltung, komplementär zu traditionellen Ansätzen, ein wert- und prinzipienorientierter Ansatz und eine einfache Vorgehensweise.

Organisationen gestern und heute

Die mechanistische Organisation von Taylor ist an den Grenzen, die VUKA-Welt (volatil, unsicher, komplex, unberechenbar, ambig/mehrdeutig). Agilität ist eine Antwort. Es gilt sowohl die dokumentenzentrierte als auch die personenzentrierte Welt zu bedienen.

Prozessmanagement gestern und heute

Klassisches Prozess als Organisationsform ist noch nicht überall angekommen, Qualitätsmanagement und Qualitätsmanagement wird als Treiber gesehen. Es erhebt sich die Frage nach einem dualen Prozessmanagement mit agilem Prozessmanagement: Rahmen, in dem Veränderungen schnell und ohne viel Aufwand möglich sind,  dokumenten- und personenzentrierte Organisationsbereiche, Fähigkeiten zum Selbstlernen werden unterstützt, Entscheidungskompetenz dort wo notwendig, Prozessdoku auf ein Minimum beschränkt. Scribble ist an Scrum angelehnt, auch an das Toyota Production System – also an das von dort kommende Prozessmanagement, mit einfachem Regelwerk und Visualisierungen, mit Rahmenbedingungen für die lernende Organisation und ermöglicht das duale Prozessmanagement im Unternehmen.

Scribble agil, schlank und leicht anpassbar

Die zentralen Elemente sind die auf den intrinsisch motivierten TYP Y ausgerichteten Werte wie Fokus auf die Zielerreichung, Vertrauen, Respekt, Offenheit, Verbindlichkeit, Verantwortung und Mut. Voraussetzungen sind

  • + der Auftrag von „oben“
  • + eine neue Fehlerkultur
  • + die multidisziplinäre Zusammensetzung des Teams,
  • + freie Dokumentationsart,
  • + Befähigung des gesamten Teams,
  • + effektive Scribble Master als Förderer des agilen Managements und der Vorgehensweise
  • + Verfügbarkeit der Mitglieder und verfügbare Software, die für geteilte Organisationen geeignet ist.

Eine weitere Notwendigkeit ist die Vorgangsweise: Initialphase – Gestaltungsphase-Planung – Gestaltungsphase – Durchführung – Gestaltungsphase – Abschluss – Betriebsphase. Zur Initialphase zählen neben der Idee die bewusste Wahl der Scribble-Variante, die Prozessvision, die Prozesslandkarte, der Process-Backlog als Anforderungskatalog sowie die Teamzusammenstellung. Zur Gestaltungsphase gehören die Etappenplanung vom Anforderungsworkshop über die Workshops, dem Rückblick, bevor es in die Betriebsphase geht.

Zu diesem phasenartigen Vorgehen kommen noch die Rollen, die Ereignisse und die Artefakte: In Anlehnung an Scrum braucht es drei Rollen: der Process Owner als Auftraggeber, das selbstorganisierte Entwicklungsteam mit den passenden Qualifikationen und dem Scribble Master. Zu den Ereignissen zählen die Etappenplanung im Sinne von Arbeitspaketen, das Daily Process Meeting, der Etappen-Review-Workshop und die Etappenretrospektive im Sinne auch der Reflexion der Zusammenarbeit. Schließlich braucht es noch Artefakte als Ergebnisse, die die Arbeit sichtbar machen. Es ist dies zu vorderst eine Prozessvision mit den Zielen des Projekts. Damit wird sichergestellt, dass die Bedürfnisse der KundInnen verstanden werden und am gleichen Ziel gearbeitet wird. Das Process Backlog als Sammlung von Anforderungen an die Prozesse, die für die Umsetzung notwendig sind. Dafür ist der Prozess Owner verantwortlich. Das Etappen-Board repräsentiert das Anforderungsprofil der aktuellen Etappe. Die Prozesslandkarte stellt die Unternehmensprozesse grafisch dar, im Anschluss daran die Prozessdokumentation und Ergebnisse einer Etappe, die als fertig ausgearbeiteter, getesteter und dokumentierter Teilprozess vorliegen sollen. Schließlich gibt es noch eine Hindernisliste bzw. Stolpersteine, die das Entwicklungsteam in ihrer Arbeit beeinträchtigen. Sie werden als Artefakte bezeichnet.

Eine Idee breitet sich aus

In diesem Kapitel wird das Skalieren  - ein „Ausrollen“ der Ideen bzw. der Lösungen aus dem Pilotprojekt auf alle relevanten Unternehmensbereiche – referiert auch wenn dies kein erklärtes Ziel des Skalierens ist. Im Vordergrund steht das Steuern von Nahtstellen. Nahtstellen-Meetings sind klar strukturiert über Problem- und Checklisten, wobei auf die Unterschiede von traditionell, agilen und dualen Unternehmen eingegangen wird.

Situatives Lernen – Eine Antwort auf VUCA

Situatives Lernen wird als Antwort und als Bewältigungsstrategie auf die Anfoderungen aus der VUKA-Welt gesehen. Eine situativ lernende Organisation hat folgende Grundsätze: Menschenbild und Führung als sozialer Prozess, Selbstorganisation und Verantwortung, dezentrale Entscheidung und Steuerung, Systemdenken und Integration.

Wie es jetzt weitergehen kann? Vernetzen – Weiterbilden – Scribble-Master werden.

Diskussion

Spannend ist die Kombination der agilen Organisation mit dem klassischen Prozessmanagement und dessen Integration in ein duales Prozessmanagement. Das agile Projektmanagement wird nachvollziehbar auf Projekte aus dem Prozessmanagement übertragen. Wenn man nun Erkenntnisse aus dem klassische Prozessmanagement kennenlernen will, so findet man einen gut strukturierten Ablauf bis hin zum Nahtstellenworkshop incl. Checkliste, aber wenig zum konkreten Optimieren und Neugestalten von Prozessen und Dienstleistungen. Für Leser mit „klassischem“ Hintergrund ist es eine Erweiterung ihres Wissens, nicht bar für LeserInnen, die nur das agile Prozessmanagement kennen. Dazu braucht es einschlägiger Literatur, die allerdings ausreichend vorhanden ist. Das Plädoyer für ein situatives Lernen auf den letzten Seiten klingt – obwohl homöopathisch dosiert -  motivierend und leitet zur Selbstorganisation über.

Fazit

Agiles Projektmanagement wird hier mit Ansätzen des Prozessmanagements gepaart. Es bedarf für LeserInnen ein Übersetzen bzw. Kombinieren der deutschen Fachbegriffe des Projektmanagements und der Begriffe aus dem agilen Projektmanagement. Ein Glossar hilft dabei, weshalb dies kein größeres Problem darstellen sollte. Das Problemlösen entlang des PDCA-Prozesses wird auch in zwei Bereiche geteilt: klassisch und agil + dual. Das im Prozessmanagement des öfteren vernachlässigte Skalieren und Übertragen von neuen Lösungen auf die Gesamtorganisation sowie das Schnittstellenproblem werden ausführlich und lösungsorientiert angesprochen. Für das konsequente Eliminieren von Verschwendungsanteilen in den Prozessen könnte noch mehr Information bereitgestellt werden.


Rezension von
Prof. Dr. Paul Brandl
war Professor für Organisationsentwicklung und Prozessmanagement, Berater für die Optimierung von Prozessen bei sozialen Dienstleistungen und Neugestaltung von sozialen Dienstleistungen insbesondere aus Sicht der KlientInnen und der Digitalisierung sowie dem prozessbasierten Qualitätsmanagement (pQMS extended®)
Homepage www.fh-ooe.at
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Zitiervorschlag
Paul Brandl. Rezension vom 27.08.2021 zu: Manfred Brandstätter: Das Handbuch für agiles Prozessmanagement. Mit Scribble Prozesse und Organisationen zukunftsfähig gestalten. Hanser Verlag (München) 2021. ISBN 978-3-446-46743-9. In: socialnet Rezensionen, ISSN 2190-9245, https://www.socialnet.de/rezensionen/28604.php, Datum des Zugriffs 17.09.2021.


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