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Gesine Engelage-Meyer, Sonja Hanau: Mit hybriden Teams mehr erreichen

Rezensiert von Prof. Dr. Paul Brandl, 17.08.2023

Cover Gesine Engelage-Meyer, Sonja Hanau: Mit hybriden Teams mehr erreichen ISBN 978-3-86980-644-0

Gesine Engelage-Meyer, Sonja Hanau: Mit hybriden Teams mehr erreichen. Werkzeuge, Methoden und Praktiken für gelungene Zusammenarbeit auf Distanz. BusinessVillage (Göttingen) 2022. 265 Seiten. ISBN 978-3-86980-644-0. D: 19,95 EUR, A: 20,60 EUR, CH: 21,95 sFr.

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Die Autorinnen

Gesine Engelage-Meyer ist als Betriebswirtin Fan von smarten Prozessen und erfahrene Change Managerin. Für sie entscheidet das Miteinander über den Erfolg eines Projektes. Sie hat 15 Jahre Erfahrung in großen Unternehmen und ist extern auch erfahrene Moderatorin und Trainerin. Sie hat gelernt, Komplexes einfach zu vermitteln und das Verlassen von Komfortzonen zu unterstützen.

Sonja Hanau tut alles für kürzere und weniger Meetings. Als Wirtschaftsinformatikerin ist es ihr ein Anliegen, mit passender IT-Unterstützung und guten Strukturen einen Rahmen zu schaffen, in dem die Mitarbeiter:innen ihre Potenziale entfalten und ihre Ziele erreichen können. Sie begleitet Unternehmen bei der Entwicklung einer neuen Meeting- und Zusammenarbeitskultur. Sie verbindet die Moderations- und Technikkompetenz mit Leichtigkeit und Humor.

Thema und Zielsetzung

Dieses Praxisbuch nimmt die Herausforderung der hybriden Zusammenarbeit auf, wobei Zwischenmenschliches explizit Platz haben soll. Deshalb finden sich in der Publikation vielfältige Lösungsvorschläge zu dieser Herausforderung. Dabei wenden sich die beiden Autor:innen sowohl an Projektleiter:innen als auch an Führungskräfte, aber explizit auch an Teammitglieder – Stichwort: geteilte Führung: Jede/r im Team kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit auf Distanz effizient und effektiv zu gestalten und so die Potenziale der Arbeitsgruppe zu nutzen. Man findet Unterstützung, wenn es darum geht

  • virtuelle und hybride Meetings produktiv zu gestalten.
  • digitale Werkzeuge so einzusetzen, dass sie den Kommunikationsfluss erleichtern.
  • dass Zusammenarbeit zu mehr gegenseitigem Vertrauen und weniger einengender Kontrolle führt.
  • dass eine Form der Zusammenarbeit entwickelt wird, die sowohl individuelle Bedürfnisse als auch die des Teams berücksichtigt.
  • eine Balance zu finden aus zuverlässigen, gemeinsamen Strukturen und individuellen Freiheiten.
  • die neue Selbstorganisation als Mischung von Präsenz- und Homeofficetätigkeit zu gestalten

Praxisnah zeigen die Autor:innen, wie sich ein hybrides Team digital gut aufstellen und wirksam kommunizieren kann. Es stellt hilfreiche Methoden, Werkzeuge und Strukturen vor und liefert praxiserprobtes Wissen. Mit deren Einsatz sollen (hybride) Meetings besser gelingen. Zudem sollen Tipps für die gezielte Gestaltung von Change Prozessen den Umgang mit Widerständen und die Weiterentwicklung der erleichtern. So kann die Produktivität und Zufriedenheit in einem hybrider werdenden Team steigen und mehr Zufriedenheit durch eine gemeinsame Motivation entstehen.

Abschließend sei auf das umfangreiche Downloadangebot mit vielen Templates und Checklisten der beiden Autor:innen verwiesen.

Inhaltlicher Überblick

Das Buch besteht aus fünf Kapiteln. Im ersten Kapitel lernen die Leser das „hybride Teammodell“ als Grundlage für die hybride Teamarbeit kennen. Drei Elemente gehören dazu: hybride Teamzentrale, die Teamformel und die Teamräume. Das Herzstück des Modells ist „die hybride Teamzentrale“ mit ihren sechs Modulen zur produktiven, motivierenden Zusammenarbeit:

  1. Warum Ausrichtung, Ziel, Veränderungsdruck
  2. Werkzeuge, Basisausstattung, Kommunikation, Taskboard, Whiteboard
  3. Strukturen, Aufgaben, Kommunikation, Dokumentation, Meeting
  4. Methoden, Moderation, Entscheidungen, Feedback
  5. Rituale, Teamrituale, persönliche Rituale
  6. Kultur, Lernen, Führung, Selbstführung, Feedback, Fehler

Es geht darum, mit der hybriden Teamzentrale schrittweise die Zusammenarbeit zu gestalten:

  1. Starte jedenfalls mit Modul 1 und kläre das Warum für die Umgestaltung!
  2. Suche „Mitstreiter:innen“ und bilde ein Projektteam, das mithilfe des hybriden Teammodells Gestaltungslösungen für das Warum identifiziert!
  3. Beschäftigt euch mit den Modulen 2–6, um zu verstehen, was sie bringen.
  4. Macht eine Bestandsaufnahme, was ihr in der Zusammenarbeit nutzt.
  5. Entscheidet gemeinsam, welche Punkte in die Zusammenarbeit zu integrieren sind!
  6. Entscheidet, was ihr in die nächste Lernschleife integrieren wollt!
  7. Zieht nach der ersten Lernschleife mithilfe einer Retrospektive ein Fazit und vereinbart die nächste Lernschleife.
  8. Visualisiert den Fortschritt für alle sichtbar (ev. mit den mitgelieferten Templates).

„Die bewusste Gestaltung der Zusammenarbeit ist für ein Team wie ein längst fälliges Update für das Betriebssystem“ – geht aber nicht automatisch. Jedes Modul zeigt auf, wie man im Alltag die Zusammenarbeit auf den nächsten Level bringen kann. So werden im dritten Kapitel zunächst die Werkzeuge vorgestellt:

  • Technische Ausstattung als Basis
  • Kommunikationskanäle: schnell und effektiv austauschen
  • Taskboard: Transparenz zu Aufgaben schaffen
  • Digitales Whiteboard: Kreativ zusammenarbeiten

Ein Kollaborationssystem wird durch die Dokumentenablage, systematische Ablage und themenbezogene Kanäle ausgestaltet; dieses System gilt es zu gestalten. Im nächsten Schritt werden die Strukturen auf den Prüfstand gestellt: Aufgaben- (Wer? Woran?), Kommunikations- (Wie?), Dokumenten- (Wo?) und Meetingstruktur (Wann? Wie?). Letztere wird mit dem Meeting-Taschenmesser strukturiert: Ankommen – Zielfokussierung – Herzstück – Abschluss.

Weiter geht es in Modul 4 mit den Methoden auf Augenhöhe: Insbesondere wird bei der Moderationsmethode hier die 5-Finger-Meeting-Vorbereitung vorgestellt, gefolgt von der Rollenaufteilung im Hybrid-Workshop (Organisator:in, inhaltliche Moderation, technische Moderation, Zeitwächter:in, Handwächter:in, Energiewächter:in), die Popcorn-Methode, Breakouts bis hin zum Silent Brainstorming und Silent Clustering. Bei den Entscheidungsmethoden ist besonders „Consent“ hervorzuheben, insbesondere dann, wenn ein Konsens zu lange dauern würde und man trotzdem die bestmögliche Lösung anstreben will. Die Feedbackmethoden schließen dieses Modul ab. Im Modul 5 wird auf den Stellenwert und die Möglichkeiten des Einsatzes von Ritualen eingegangen. Hier werden Gelegenheiten für absichtsfreie Gespräche und gemeinsame Erinnerungen geschaffen.

Dazu kommt noch die hybride Teamformel mit ihren sechs Praktiken:

  • Fokussieren: Das Ziel im Auge behalten
  • Partizipieren: Zusammen gelingt mehr
  • Visualisieren: Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte
  • Digitalisieren: Zeit- und ortsabhängig zusammenarbeiten
  • Zentralisieren: Gemeinsam auf alles zugreifen können
  • Reflektieren: Anhalten zum besser werden

Es gilt bei der Zusammenarbeit individuelle Bedürfnisse und Teaminteressen zusammenzubringen und Teamräume für unterschiedliche Anlässe zu schaffen: Wo man Köpfe zusammensteckt: vor Ort und synchron, wo der Bildschirm geteilt wird: online und synchron, wo Zeit und Ort in den Hintergrund treten: Asynchron.

Im hybriden Alltag spielen Meetings weiterhin eine zentrale Rolle. Im vierten Kapitel wird gezeigt, wie mit weniger und besseren Meetings das Zusammenarbeiten gelingen kann. Im fünften und letzten Teil des Buches ist der Schwerpunkt die Veränderung. Die Autoren gehen dabei auf drei Punkte ein: Widerstände, Vorwärtskommen in der Veränderung, Beteiligung als bewusstes und gezieltes Kommunizieren.

Diskussion

Ein Blick in die Schulen lässt danach fragen, ob es genügend motivierte Mitarbeiter:innen gibt, die selbstorganisierend und lösungsorientiert mitdenken, aber auch danach handeln. Anyway – diese Bemühungen müssen angegangen werden: Es gilt, diesen Weg zu gehen. Aufbauend auf die bekannten Moderationsformen ist der „digitale Raum“ für hybride Formen der Zusammenarbeit als Potenzial zu sehen und methodisch zu nutzen. Man merkt die große Erfahrung der beiden Autor:innen auf Schritt und Tritt, aber auch das gegenseitige Nutzen der jeweiligen Stärken sowie das Zusammenspiel als Chance zum Weiterentwickeln. Immer wieder wird das schrittweise Weiterentwickeln im Sinne iterativer Schleifen betont. Dies ermöglicht zusammengenommen die bewusste Gestaltung der Zusammenarbeit. Dabei gilt es, insbesondere die Moderations-, Entscheidungs- und Feedbackkompetenzen auf tunlichst alle Projektmitglieder aufzuteilen. Durch die analytische Trennung im hybriden Modell macht die Teamformel das gezielte „Bespielen“ von drei Arten von hybriden Räumen möglich: an oberster Stelle sind die Formen der Zusammenarbeit in Präsenz zu finden, gefolgt von Online -Varianten und letztlich getrennt in Zeit und Ort.

Fazit

Lesen ist gut, umsetzen ist besser, sodass es nicht nur einen Leseinput gibt, sondern auch einen Outcome, der vielleicht auch zu einem höheren Impact führt. Es gilt diese Vielzahl von Vorschlägen in den jeweiligen Arbeitsgruppen auszuprobieren und zu übertragen, denn nur was bewusst ist, kann verändert werden. Es ist ein Start, wenn eine Person mit der Umsetzung beginnt, es braucht tunlichst alle Beteiligten und eine regelmäßige Lernportion. Ziel ist, dass alle Personen einen Teil „Führung“ übernehmen.

Rezension von
Prof. Dr. Paul Brandl
war Professor für Organisationsentwicklung und Prozessmanagement an der FH Oberösterreich, Department für Sozial- und Verwaltungsmanagement und ist Berater insbesondere für die prozessbasierte Optimierung und Neugestaltung von sozialen Dienstleistern
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Es gibt 119 Rezensionen von Paul Brandl.

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Zitiervorschlag
Paul Brandl. Rezension vom 17.08.2023 zu: Gesine Engelage-Meyer, Sonja Hanau: Mit hybriden Teams mehr erreichen. Werkzeuge, Methoden und Praktiken für gelungene Zusammenarbeit auf Distanz. BusinessVillage (Göttingen) 2022. ISBN 978-3-86980-644-0. In: socialnet Rezensionen, ISSN 2190-9245, https://www.socialnet.de/rezensionen/31015.php, Datum des Zugriffs 18.07.2024.


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